Регламент Министерства юстиции Кыргызской Республики

Приложение к приказу

Министерства юстиции

Кыргызской Республики

от 13 августа 2013 года № 85

 

 

 

РЕГЛАМЕНТ
Министерства юстиции Кыргызской Республики

(В редакции приказа Минюста КР от 25 февраля 2015 года № 20)

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящий Регламент в соответствии с Положением о Министерстве юстиции, утвержденным постановлением Правительства от 15 декабря 2009 года № 764, и другими нормативными правовыми актами, определяет внутренний порядок деятельности Министерства юстиции.

1.2. Министерство организует свою деятельность на основе следующих принципов:

- гласности;

- учета общественного мнения;

- сочетания коллегиальности и единоначалия в обсуждении и решении вопросов по руководству органами системы Министерства;

- установления персональной ответственности руководителей за исполнение принятых решений.

1.3. Решение задач, возложенных на Министерство, обеспечивается регулярно проводимыми заседаниями коллегии Министерства, постоянно действующих комиссий, оперативными совещаниями при министре, статс-секретаре и заместителях министра, организационно-практической деятельностью руководства Министерства, руководителей структурных подразделений центрального аппарата, подведомственных и территориальных подразделений Министерства.

1.4. Ответственность за своевременное исполнение принятых решений и поручений, качественную подготовку материалов, а также учет и сохранность документов в центральном аппарате, в подведомственных и территориальных подразделениях Министерства возлагается на руководителей подразделений Министерства.

1.5. Контроль за соблюдением требований настоящего Регламента осуществляется Управлением по делопроизводству.

 

2. Система органов Министерства

 

2.1. Единую систему Министерства составляют центральный аппарат, подведомственные и территориальные подразделения Министерства.

2.2. В центральном аппарате Министерства действуют управления, отделы и секторы (далее — структурные подразделения) в соответствии со структурой центрального аппарата Министерства, утверждаемой министром.

2.3. Структурные подразделения центрального аппарата и территориальные подразделения Министерства в своей деятельности руководствуются Положениями о них, утверждаемыми министром и другими правовыми актами Министерства.

Подведомственные подразделения Министерства в своей деятельности руководствуются Положениями о них, утверждаемыми Правительством, а также правовыми актами Министерства.

2.4. Работники структурных подразделений центрального аппарата и территориальных подразделений Министерства осуществляют свои обязанности в соответствии с Должностными инструкциями, утверждаемыми министром.

Работники подведомственных подразделений Министерства осуществляют свои обязанности в соответствии с Должностными инструкциями, утверждаемыми руководителями подведомственных подразделений Министерства.

2.5. При выполнении возложенных на структурные подразделения центрального аппарата, подведомственные и территориальные подразделения Министерства задач и функций, работники должны согласовывать подготовленные предложения с работниками других подразделений, если в них затрагиваются вопросы, относящиеся к их компетенции.

 

3. Планирование и организация работы Министерства

 

3.1. Планирование работы Министерства является одним из основных средств организационного обеспечения выполнения задач, возложенных на Министерство.

Министерство в соответствии с нормативными правовыми актами и поручениями вышестоящих государственных органов организует свою деятельность в соответствии с Планом работ на календарный год.

3.2. План работы Министерства составляется исходя из комплексного решения проблем деятельности Министерства, на основе предложений структурных подразделений центрального аппарата, подведомственных и территориальных подразделений Министерства, которые согласовываются со статс-секретарем и заместителями министра, курирующими соответствующие направления деятельности, не позднее 20 декабря соответствующего года, и представляются советнику министра.

3.3. Советник министра обобщает полученные предложения, составляет проект годового Плана работы и вносит его на рассмотрение коллегии. После одобрения на коллегии План работы утверждается министром.

3.4. Контроль за выполнением Плана работы осуществляется министром, статс-секретарем, заместителями министра в соответствии с распределением их обязанностей.

3.5. Руководители подведомственных и территориальных подразделений Министерства на основе Плана работы Министерства, а также на основе анализа положения дел и особенностей региона, до 10 января соответствующего года представляют в Управление по делопроизводству утверждаемые планы работ на год.

3.6. В случаях, когда вопросы, предусмотренные в Плане работ, не могут быть выполнены в установленный срок по объективным причинам, руководители структурных подразделений центрального аппарата, а также подведомственных и территориальных подразделений Министерства с согласия статс-секретаря или заместителей министра по курируемым вопросам, в письменной форме (докладная записка) информируют об этом министра, который вправе установить дополнительный срок для исполнения, либо снять вопрос из Плана работы с рассмотрением ответственности лиц, не исполнивших План работы.

3.7. Общий контроль за выполнением планов работ возлагается на начальника Управления по делопроизводству, который раз в квартал информирует министра о ходе выполнения планов работ.

3.8. Вопросы планов работ, рассмотренные на коллегии с принятием решения, считаются снятыми с контроля. В остальных случаях, вопросы планов работ снимаются с контроля министром по докладной записке работника, ответственного за исполнение, согласованной со статс-секретарем или заместителем министра, курирующим соответствующее направление деятельности.

 

4. Порядок внесения вопросов, подготовки и проведения коллегии Министерства

 

4.1. Деятельность коллегии Министерства организуется в соответствии с годовым Планом работы коллегии.

4.2. Вопросы для внесения в План работы коллегии вносятся министром, статс-секретарем, заместителями министра, членами коллегии, руководителями структурных подразделений центрального аппарата, подведомственных и территориальных подразделений Министерства помощнику министра.

Помощник министра обобщает полученные предложения, составляет проект годового Плана работы коллегии и вносит его на рассмотрение коллегии.

4.3. План работы коллегии после рассмотрения и одобрения на заседании коллегии, утверждается министром и рассылается ответственным лицам по исполнению плана.

4.4. Подготовку вопросов на коллегию осуществляют структурные подразделения центрального аппарата Министерства в соответствии с установленной компетенцией. В случаях, если подготавливаемый вопрос затрагивает компетенцию разных подразделений, то подготовку вопроса осуществляет ответственное структурное подразделение, определяемое министром. Структурные подразделения, выступающие соисполнителями в подготовке вопросов, представляют ответственному структурному подразделению информацию для последующего ее свода.

(В редакции приказа Минюста КР от 25 февраля 2015 года № 20)

4.5. По внесенному на рассмотрение коллегии вопросу подготавливаются проекты постановления коллегии. Проекты постановления должны быть четкими, содержать исчерпывающую и принципиальную оценку обсуждаемого вопроса, ясно формулировать цель и задачи принимаемого акта, определять исполнителей и реальные сроки исполнения.

Проект постановления и приложенные справки должны быть завизированы работником, готовившим проект, руководителем структурного подразделения центрального аппарата Министерства, в котором работает сотрудник, подготовивший вопрос, статс-секретарем или заместителем министра по курируемым вопросам.

Объем справки к проекту постановления не должен превышать 5 страниц. Справки печатаются на компьютере 14 шрифтом. К проекту кроме справки могут быть приложены и другие материалы.

Если проект постановления содержит поручения другим структурным подразделениям центрального аппарата Министерства, то он должен быть с ними согласован и завизирован их руководителями.

4.6. Проекты постановлений коллегии с материалами и визами, сдаются помощнику министра не позднее 7 дней до заседания коллегии.

4.7. Проекты постановлений коллегии, внесенные без соблюдения указанных в настоящем разделе требований, подлежат возвращению для надлежащего оформления.

4.8. В случаях, если намеченный вопрос по объективным причинам не может быть своевременно внесен на рассмотрение коллегии, статс-секретарь, заместители министра, руководители структурных подразделений центрального аппарата Министерства письменно (докладная записка) информируют об этом министра.

Исключение вопросов из планов работы коллегии или изменение сроков их рассмотрения допускается по решению министра.

4.9. Для внесения вопроса на рассмотрение коллегии помощником министра представляется справка на имя министра, в которой указываются:

- название вопроса;

- фамилия, инициалы и должность докладчика;

- список лиц, приглашенных на заседание коллегии по обсуждаемому вопросу, с указанием должностей.

4.10. По отдельным не терпящим отлагательства вопросам проекты постановлений коллегии могут представляться для рассмотрения на заседании коллегии (рабочий порядок), после согласования и визирования всеми членами коллегии.

4.11. Созыв заседаний коллегии осуществляется министром, а в его отсутствие заместителем министра, исполняющим обязанности министра, который председательствует на заседании коллегии (далее — председательствующий).

4.12. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.

4.13. В необходимых случаях могут проводиться расширенные заседания коллегии с участием государственных нотариусов и других работников системы Министерства, выездные заседания для рассмотрения и решения в оперативном порядке вопросов на местах, а также совместные заседания с коллегиями других министерств и ведомств, когда совместное рассмотрение вопросов вызывается интересами этих министерств и ведомств, на которых принимаются совместные решения по обсужденным вопросам.

1.14. Предложения по проекту повестки дня заседания коллегии направляются помощнику министра предварительно.

4.15. В проект повестки дня включаются:

- вопросы из годовых планов работ коллегии;

- вопросы, включение которых вызывается возникшей необходимостью.

4.16. Проекты повестки дня согласовываются с председательствующим.

После согласования дополнительные вопросы могут быть внесены на данное заседание только с разрешения председательствующего.

4.17. Повестка дня и материалы заседания коллегии помощником министра вносятся председательствующему и членам коллегии за три дня до начала заседания.

В случае внесения изменений в повестку дня коллегии, материалы заседания коллегии дополнительно вносятся председательствующему и членам коллегии за 1 день до начала заседания.

4.18. Оповещение приглашенных лиц о времени заседания коллегии возлагается на помощника министра.

4.19. Заседания коллегии являются правомочными, если на них присутствуют более половины состава членов коллегии.

4.20. Повестка дня заседания и порядок работы утверждаются членами коллегии в начале заседания.

4.21. В процессе обсуждения вопросов на заседаниях коллегии министр, статс-секретарь, заместители министра и члены коллегии имеют право:

- вносить предложения по повестке дня и порядку работы;

- требовать от докладчиков разъяснения по рассматриваемым вопросам.

Присутствующие на заседании коллегии вправе:

- участвовать в обсуждении вопросов;

- вносить предложения об изменениях и дополнениях в проекты постановлений или об их доработке;

- вносить предложения о переносе обсуждения вопроса на другое заседание коллегии или о дополнительном изучении вопроса.

4.22. Постановления коллегии принимаются большинством голосов присутствующих членов коллегии. В случае равенства голосов принимается решение, за которое голосовал председательствующий.

4.23. В случае разногласий между министром и членами коллегии, министр доводит свое решение, докладывая о возникших разногласиях, Премьер-министру Кыргызской Республики. Члены коллегии, в свою очередь, также могут сообщить свое мнение Премьер-министру Кыргызской Республики.

4.24. Проекты постановлений, в ходе обсуждения которых на заседаниях коллегии были внесены замечания и предложения, дорабатываются исполнителем в соответствии с принятым решением.

4.25. Постановления коллегии подписываются председательствующим и членами коллегии, участвующими на заседании.

4.26. На заседании коллегии ведется протокол заседания, в котором указываются лица, участвовавшие на заседании, повестка дня заседания, обсужденные вопросы, содержание выступлений, принятое решение.

Протокол заседания коллегии подписывается секретарем заседания и председательствующим.

4.27. На материалы каждого заседания коллегии заводится отдельное дело, с регистрацией в отдельном журнале и присвоением порядкового номера с начала до конца года. Материалы коллегии хранятся у помощника министра.

4.28. Ответственность за своевременную и качественную подготовку вопросов повестки дня коллегии несет руководитель структурного подразделения центрального аппарата Министерства, готовящий вопрос на коллегию.

4.29. Контроль за выполнением планов работ коллегии осуществляет начальник Управления по делопроизводству, который по истечении года на очередном заседании коллегии Министерства информирует членов коллегии о выполнении Плана работы коллегии за истекший период.

 

5. Порядок проведения оперативных совещаний

 

5.1. В целях осуществления контроля за исполнением решений Президента, Правительства, Жогорку Кенеша, Премьер-министра, Вице-премьер-министра, других вышестоящих должностных лиц, собственных решений, а также плановых мероприятий, не требующих обсуждения на заседании коллегии, проводятся совещания при министре, статс-секретаре и заместителях министра, в рамках распределения их обязанностей.

5.2. Протоколы оперативных совещаний при министре ведутся советником министра, а при статс-секретаре и заместителях министра по их поручению работниками центрального аппарата Министерства. В протоколе отражается дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председателя совещания. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются выступившие и принятое решение, с определением ответственного за исполнение и срока реализации.

Протокол подписывается работником, составившим протокол, и председателем совещания.

5.3. Решения, принятые на совещаниях, проведенных министром, статс-секретарем или заместителями министра, передаются в Управление по делопроизводству для организации работы по выполнению принятых решений и контроля.

5.4. Руководители подразделений Министерства проводят совещания по вопросам соблюдения исполнительской дисциплины, выполнения планов работ и поручений руководства, обмена опытом работы.

5.5. Общий контроль за реализацией решений совещаний осуществляется руководителями подразделений Министерства.

 

6. Порядок проведения семинарских занятий, стажировок

 

6.1. В целях повышения деловой квалификации и профессионального уровня, а также обмена опытом работы проводятся семинарские занятия с работниками структурных подразделений центрального аппарата, подведомственных и территориальных подразделений Министерства.

6.2. Ответственность за выполнение запланированных мероприятий и качество проведения семинарских занятий возлагается на руководителей структурных подразделений центрального аппарата, подведомственных и территориальных подразделений Министерства, и на отдел по управлению человеческими ресурсами.

6.3. В Министерстве возможно прохождение стажировки. Порядок прохождения и оформления результатов стажировки регулируется Положением о порядке прохождения стажировки в Министерстве юстиции, утвержденным приказом министра.

 

7. Организация работы постоянно действующих комиссий

 

7.1. В целях реализации управленческой деятельности могут образовываться постоянно действующие комиссии Министерства.

7.2. Задачи, функции, права и ответственность постоянно действующих комиссий определяются в утвержденных министром Положениях об этих комиссиях, либо соответствующими нормативными правовыми актами.

7.3. Организация деятельности постоянно действующих комиссий осуществляется статс-секретарем и заместителями министра, согласно распределенным обязанностям.

7.4. На заседаниях постоянно действующих комиссий ведется протокол, который подписывается всеми членами комиссии.

Протоколы постоянно действующих комиссий оформляются на государственном языке и в случаях, предусмотренных законодательством, переводятся на официальный язык.

7.5. Заседания постоянно действующих комиссий проводятся при наличии большинства членов утвержденного состава комиссий, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами. При равенстве голосов, голос председателя имеет решающее значение.

7.6. Выписки из протокола заседаний постоянно действующих комиссий с решениями, рекомендациями и другими материалами могут быть направлены заинтересованным лицам.

 

8. Правовые акты Министерства. Порядок их подготовки

 

8.1. Министерство вправе, в переделах определенной компетенции, принимать приказы.

Приказ Министерства — правовой документ по реализации функций управления.

8.2. Приказы обязательны для исполнения всеми подразделениями Министерства.

8.3. В отсутствие министра право подписи на приказах предоставляется заместителю министра, на которого приказом министра возлагается исполнение обязанностей министра.

Один из заместителей министра, координирующий работу в сфере государственной регистрации (перерегистрации) юридических лиц, филиалов (представительств), также уполномочен подписывать приказы Министерства по упомянутому направлению.

8.4. Приказы бывают организационные, для выполнения функций управления, а также по вопросам кадров.

8.5. Подготовка и согласование приказов осуществляется структурными подразделениями центрального аппарата Министерства по соответствующему направлению деятельности.

Проекты приказов подлежат согласованию со статс-секретарем, заместителями министра, руководителями подразделений Министерства по соответствующему направлению деятельности.

8.6. Проекты приказов готовятся:

- по указанию министра;

- по инициативе статс-секретаря и заместителей министра;

- по инициативе руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства.

8.7. В приказе указываются исполнители с указанием фамилии и должности, а также, в случае необходимости, лицо, на которое возлагается контроль.

8.8. Срок исполнения обозначается конкретной датой.

8.9. В случае необходимости отмены, признания утратившими силу ранее принятых приказов, указывается наименование приказа, дата, номер или его отдельный пункт, подлежащий отмене, признанию утратившим силу.

8.10. В случаях, когда приказом утверждаются самостоятельные документы (положения, инструкции, планы, составы комиссий и др.), данные документы приобщаются к приказу и указываются в тексте как прилагаемые.

8.11. Правовые акты Министерства должны быть оформлены в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства от 23 июля 2012 года № 517.

8.12. В тексте приказа и приложения применяются только общепринятые сокращения, аббревиатуры названий учреждений, ассоциаций, фирм и т.п. расшифровываются. Сокращения могут употребляться при дублировании текста.

8.13. Ответственность за содержание и качество приказов возлагается на руководителей подразделений Министерства, вносящих проект.

8.14. Проект должен быть согласован с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте приказа.

8.15. Срок согласования проекта не должен превышать одного дня, замечания по проекту, несогласие с редакцией или содержанием либо иная форма решения вопроса отражается в справке.

8.16. Правовые акты Министерства принимаются на государственном языке и в случаях, предусмотренных законодательством, переводятся на официальный язык.

После подписания приказа министром, он передается в отдел по управлению человеческими ресурсами, где ему присваивается номер и дата.

8.17. Обеспечение размножения, рассылка приказов возлагается на отдел по управлению человеческими ресурсами.

Статс-секретарь, заместители министра должны быть ознакомлены отделом по управлению человеческими ресурсами с приказами, касающимися сферы их курирования.

8.18. В целях регламентирования деятельности Министерства, в пределах компетенции, также могут издаваться иные акты Министерства.

8.19. Делопроизводство Министерства осуществляется на государственном языке, а в случаях, предусмотренных законодательством, на официальном языке. При ведении делопроизводства в Министерстве на государственном и официальном языках, документы на государственном языке считаются оригиналом.

 

9. Организация контроля и проверки исполнения правовых актов Министерства

 

9.1. Организация контроля за исполнением приказов и других документов Министерства должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Действие по контролю за исполнением включает в себя непосредственную проверку, а также регулирование хода выполнения контролируемых документов в установленный срок.

9.2. В ходе практической реализации приказов и иных документов, касающихся деятельности подразделений Министерства, контроль за сроками и фактическим выполнением их осуществляется Управлением по делопроизводству.

9.3. Специалисты Управления по делопроизводству:

- обеспечивают необходимую информационную базу с использованием современных технических средств по всем распорядительным документам, поставленным на контроль, и направляют исполнителям уведомления установленной формы со сроками исполнения;

- получают от исполнителей информацию о состоянии исполнения заданий;

- направляют исполнителям 3 раза в месяц (10, 20, 30 числа) предупредительную информацию;

- вносят на рассмотрение руководства Министерства предложения по совершенствованию организации контроля распорядительных документов.

9.4. Начальник Управления по делопроизводству осуществляет на местах выборочные проверки фактического выполнения приказов и других документов, по результатам которых представляет информацию министру.

9.5. По итогам проверок каждый квартал, полугодие и год готовится обобщенная информация о состоянии выполнения приказов и иных актов министра.

Информация представляется министру и доводится до исполнителей.

9.6. В случае невозможности исполнения отдельных заданий в установленные сроки исполнители до истечения срока должны получить согласие на перенос срока или иное решение у министра.

9.7. Исполнение приказа или иного документа, подтвержденные исполнителями справкой, информацией, снимаются с контроля.

 

10. Организация документооборота

(Раздел в редакции приказа Минюста КР от 04 июля 2016 года № 127)

 

10.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется Управлением по делопроизводству ежедневно с понедельника по пятницу с 8:30/9:00 (с 1 апреля по 15 ноября/с 15 ноября по 1 апреля) до 16:00 часов рабочего дня.

10.2. Регистрация документов и обращений граждан производится в электронной базе «Аскид» с 8:30/9:00 (с 1 апреля по 15 ноября/с 15 ноября по 1 апреля) до 17:00 часов в день их принятия с проставлением штампов на первых листах и с присвоением регистрационных (порядковых) номеров и даты поступления.

При регистрации обращений граждан, регистрационный номер должен состоять из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и даты поступления.

10.3. Документы, поступившие за подписью Премьер-министра, первого вице-премьер-министра, вице-премьер-министров, руководителя Аппарата Правительства — министра и его заместителей, требующие принятия неотложных мер, безотлагательно представляются на рассмотрение министра, а в случае его отсутствия — заместителю министра, временно исполняющему его обязанности.

10.4. Документы для сведения (листы согласования, отчеты, ответы на запросы и т.д.) передаются в день их поступления под роспись сотрудникам соответствующих структурных подразделений, в чьем исполнении находится документ.

10.5. Регистрация поручений Аппарата Правительства Кыргызской Республики, с отметкой «весьма срочно» и «срочно», производится в момент их поступления в Управление по делопроизводству, и, в соответствии с поручением министра, а в случае его отсутствия одного из заместителей министра или статс-секретаря, передаются руководителям структурных подразделений, в компетенцию которых входят изложенные в поручениях вопросы, для определения сотрудников, ответственных за исполнение поручений.

Поручение Аппарата Правительства Кыргызской Республики с отметкой «в оперативном порядке», «в кратчайшие сроки» подлежат рассмотрению в общем порядке в соответствии с пунктом 107 Регламента Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года № 341.

10.6. Поступившие факсограммы и телеграммы регистрируются и передаются секретарю министра, а в случае его отсутствия — секретарю заместителя министра, временно исполняющему его обязанности. В случае, если факсограмма или телеграмма направлена к конкретному лицу с указанием ФИО сотрудника Министерства, то факсограмма или телеграмма передается адресату под расписку в день их приема. Срочные факсограммы и телеграммы передаются немедленно. Поступивший вслед за факсограммой подлинник регистрируется датой принятия факсограммы и направляется в соответствующее структурное подразделение.

Полученная с помощью средств электрической связи телефонограмма записывается (печатается) секретарем министра, статс-секретаря, заместителей министра, регистрируется в журнале для регистрации телефонограмм и оперативно передается руководителю, которому она адресована для последующего проставления визы с указанием исполнителя, ответственного за подготовку материалов по вопросу, изложенного в телефонограмме. При получении телефонограммы без указания должностного лица Министерства, телефонограмма передается секретарю министра, а в случае его отсутствия — секретарю заместителя министра, временно исполняющему его обязанности, для последующего проставления визы с указанием ответственного из руководства Министерства, согласно курируемым направлениям.

10.7. Документы под грифами «Совершенно секретно», «Секретно», а также ДСП-документы поступают в Министерство через фельдъегерскую связь, регистрируются ответственными сотрудниками Управления по делопроизводству в журналах входящей корреспонденции в день их поступления и заносятся на рассмотрение руководства в специальных папках. Руководство с резолюциями возвращают документа на руки ответственным сотрудникам, которые под расписку в журналах передают их исполнителям.

10.8. Контроль поступления электронных писем:

10.8.1. Контроль поступления электронных писем осуществляет ответственный сотрудник Управления по делопроизводству ежедневно, проверяя электронную почту через каждые 30 минут.

10.8.2. После ознакомления текст письма распечатывается и передается на регистрацию.

10.8.3. В течение трех дней со дня регистрации ответственным сотрудником направляется уведомление автору письма с указанием входящего номера, управления или отдела, рассматривающего письма и номера телефона делопроизводителя.

10.8.4. В случае, когда автор письма нарушает требования части 2 статьи 6-1 Закона Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан», ему вышеуказанным сотрудником направляется уведомление об отказе в рассмотрении, с указанием причин отказа, и просьбой при повторном направлении обращения соблюдать требования вышеуказанного Закона.

10.8.5. Направление авторам писем электронных ответов осуществляется также через ответственного сотрудника.

10.9. Все зарегистрированные документы и обращения граждан в день их поступления в 17:00 часов направляются на рассмотрение министру, статс-секретарю и заместителям министра в соответствии с распределенными между ними обязанностями.

10.10. Министр, ознакомившись с документами, определяет структурные подразделения для исполнения указанных документов. Секретарь руководителя передает в Управление по делопроизводству документы с резолюциями министра не позднее 18:00 часов, в день их регистрации или не позднее 9:30 часов следующего дня с момента регистрации.

В случаях, если документы подлежат рассмотрению статс-секретарем и заместителями министра, в компетенцию которых входят изложенные в них вопросы, они передаются секретарем министра в приемные статс-секретаря и заместителей министра для дальнейшего их рассмотрения.

10.11. Статс-секретарь и заместители министра, ознакомившись с документами и письмами граждан, определяют структурные подразделения для их исполнения. Секретари руководителей передают в Управление по делопроизводству документы с резолюциями статс-секретаря и заместителей министра не позднее 18:00 часов, в день их регистрации или не позднее 9:30 часов следующего дня с момента регистрации.

Заместитель министра/статс-секретарь может определить ответственным исполнителем поручения структурное подразделение, которое курирует другой заместитель министра/статс-секретарь только по согласованию курирующего заместителя министра/статс-секретаря, за исключением отсутствия последнего в связи с нахождением в отпуске, командировке, временной нетрудоспособности

10.12. Сотрудники Управления по делопроизводству, получив документы и обращения граждан с резолюциями от секретарей министра, статс-секретаря и заместителей министра на второй день с момента регистрации в 10:10 часов, заполняют раздел «Резолюция руководства» электронного журнала «Аскид» и передают их под роспись специалистам структурных подразделений, определенных как документов и обращений.

10.13. При наличии нескольких исполнителей, сотрудник Управления по делопроизводству делает копии документа, оригинал передает ответственному исполнителю, копии — соисполнителям под роспись через специалистов. Ответственным исполнителем считается обозначенный первым в резолюции, на него возлагается обязанность созыва соисполнителей и координации их работы. При этом соисполнитель готовит ответ в виде служебной записки за подписью руководителя структурного подразделения в первой половине срока исполнения документа, которая затем должна быть приложена ко второму экземпляру документа.

В случае перенаправления поступивших документов в подведомственные подразделения министерства для рассмотрения по существу вопроса документы должны быть направлены в течение 5 рабочих дней. Подведомственные подразделения должны рассмотреть (исполнить) перенаправленные документы в течение 7 дней со дня его поступления.

Запросы и обращения, поступившие из Жогорку Кенеша Кыргызской Республики и перенаправленные в подведомственные подразделения министерства без установленного срока рассмотрения подлежат рассмотрению (исполнению) в течение 20 дней со дня поступления.

Ответы на перенаправленные документы должны быть представлены подведомственными подразделениями в адрес министерства.

Ответственный сотрудник министерства на основании представленной информации подведомственного подразделения готовит письменный ответ и направляет заявителю.

Ответы на перенаправленные документы в подведомственные подразделения министерства, поступивших из вышестоящих органов направляются в адрес министерства в сроки установленные Регламентом Правительства или руководством министерства.

10.13.1. Организация исполнения документа.

Документы с разными сроками исполнения:

- 50 % срока от общего срока исполнения — исполнитель;

- 30 % срока -для начальника Управления;

- 10 % срока -для заместителя министра/статс-секретаря;

- 10 % срока -для министра.

Документы с 10  дневным сроком исполнения:

- 5 дней — исполнитель;

- 3 дня — начальник;

- 1 день — курирующий  заместитель министра/статс-секретарь;

- 1 день — министр.

Документы с 3-х дневным сроком исполнения:

- 1 день — исполнитель;

- 1 день — начальник;

- с 9:00-12:00 часов — курирующий заместитель/статс-секретарь;

- с 13:00-17:30 часов — министр.

Примечание. В случае отсутствия курирующего заместителя министра документ подписывается другим заместителем министра, в отсутствие статс-секретаря документ подписывается заместителями министра. В случае отсутствие двух заместителей министра документ подписывает статс-секретарь.

Документы с 2-х дневным сроком исполнения:

- с 9:00-12:00 часов — исполнитель;

- с 13:00-17:30 часов — начальник;

- с 9:00-12:00 часов — курирующий заместитель/ статс-секретарь;

- с13:00-17:30 часов — министр.

Примечание. В случае отсутствия курирующего заместителя министра документ подписывается другим заместителем министра, в отсутствие статс-секретаря документ подписывается заместителями министра. В случае отсутствия двух заместителей министра документ подписывает статс-секретарь.

Документы с 1-дневным сроком исполнения:

- до 9:00 часов — исполнитель, следующего за сроком регистрации документа в Министерстве юстиции Кыргызской Республики;

- до 10:00 часов — начальник;

- до 11:00 часов — заместитель министра/ статс-секретарь;

- до 12:00 часов — министр.

Примечание. В случае отсутствия курирующего заместителя министра документ подписывается другим заместителем министра, в отсутствие статс-секретаря документ подписывается заместителями министра. В случае отсутствие двух заместителей министра документ подписывает статс-секретарь.

Если документ затрагивает вопросы других структурных подразделений, соисполнители представляют структурному подразделению, являющемуся ответственным исполнителем, за которым закреплен созыв, предложения, подписанные руководителем соответствующего подразделения, в течение первой половины срока (до 17:30 часов контрольного дня), отведенного на исполнение поручения.

-  если документ с однодневным сроком исполнения соисполнители должны представить ответственному подразделению до 9:00 часов дня, следующего за сроком регистрации документа в Министерстве юстиции Кыргызской Республики;

-  если документ с двухдневным сроком исполнения соисполнители должны представить ответственному подразделению до 12:00 часов дня, следующего за сроком регистрации документа в Министерстве юстиции Кыргызской Республики;

- если в трехдневный срок – до 15:00 часов дня, следующего за сроком регистрации документа в Министерстве юстиции Кыргызской Республики.

При этом, соисполнители готовят свое заключение в двух экземплярах, которые подписываются руководителем соответствующего подразделения с указанием даты и времени:

- один экземпляр передается ответственному структурному подразделению, за которым закреплен созыв;

- второй экземпляр остается в структурном подразделении-соисполнителе, на котором о получении расписывается начальник подразделения, за которым закреплен созыв, в его отсутствие ответственный исполнитель поручения, с указанием даты и времени получения.

На заключении указываются:

-   Ф.И.О., подпись исполнителя, дата, время внесения начальнику;

- Ф.И.О., подпись заведующего отделом, дата, время внесения начальнику;

- Ф.И.О., подпись начальника, дата и время внесения документа курирующему заместителю/статс-секретарю;

- подпись заместителя/статс-секретаря, дата и время внесения документа министру.

В случае направления руководителем структурного подразделения в другие структурные подразделения служебной записки о внесении замечаний и предложений (если документ затрагивает компетенцию других подразделений), последние вносят предложения, подписанные руководителем в сроки, указанные в служебной записке.

За сроки исполнения в структурных подразделениях ответственность несут их руководители. В случае нарушения срока исполнения документа по вине подразделения-соисполнителя ответственность несет его руководитель

10.14. Организация контроля исполнения документов:

10.14.1. Контрольные сроки исполнения поручений Аппарата Президента Кыргызской Республики устанавливаются в соответствии с указанными в них сроками исполнения.

10.14.2. Контрольные сроки исполнения поручений Аппарата Правительства Кыргызской Республики устанавливаются в соответствии с указанными в них сроками исполнения.

10.14.3. Контрольные сроки исполнения поручений Аппарата Правительства Кыргызской Республики, с указание в них «весьма срочно» и «срочно», устанавливаются в соответствии с Регламентом Правительства Кыргызской Республики, соответственно, в два и три рабочих дня.

10.14.4. Контрольные сроки исполнения поручений Аппарата Правительства Кыргызской Республики без указания в них сроков исполнения устанавливаются как восемь рабочих дней.

10.14.5. Поручения Аппарата Правительства Кыргызской Республики, касающиеся разработки проектов нормативных правовых актов, подлежат исполнению в двухмесячный срок, если в поручении не указан иной срок исполнения.

Разработанные структурными и подведомственными подразделениями проекты НПА подлежат экспертизе Управлением по разработке проектов нормативных правовых актов и экспертизе законопроектов на предмет соответствия требованиям нормативных правовых актов Кыргызской Республики, регламентирующих процедуру разработки проектов нормативных правовых актов и их внесения на рассмотрение нормотворческих органов.

10.14.6. Согласование и проведение специализированных видов экспертиз в Министерстве не должно превышать:

- 10 рабочих дней — проектов до 300 страниц;

- 20 рабочих дней — проектов свыше 300 страниц.

Специализированные виды экспертиз проектов нормативных правовых актов осуществляются соответствующими структурными подразделениями.

С момента поступления проекта нормативного правового акта в соответствующее структурное подразделение, документ дополнительно регистрируется в журнале входящей корреспонденции структурным подразделением, ответственным за регистрацию входящей корреспонденции.

Руководитель соответствующего структурного подразделения после изучения проекта нормативного правового акта определяет сотрудника своего подразделения для проведения специализированных видов экспертиз проекта. В журнале входящей корреспонденции производится отметка об ответственном исполнителе с указанием ФИО сотрудника.

Экспертиза проекта нормативного правового акта ответственным сотрудником осуществляется с момента получения документа под роспись в журнале входящей корреспонденции.

По итогам подготовки заключения к проекту нормативного правового акта, письмо с заключением и листами согласования заносятся на проверку к руководителю структурного подразделения.

После проверки и подписи руководителя структурного подразделения пакет документов заносится на подпись курируемому руководителю.

После подписания заключения к проекту нормативного правового акта и сопроводительного письма, пакет документов вносится министру, а в случае его отсутствия — заместителю министра, временно исполняющему его обязанности, для подписания листов согласования.

Сроки проведения специализированных видов экспертиз исчисляются с даты регистрации проекта НПА в Министерстве.

10.14.7. Документы, поступившие из Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики, проходят общую процедуру документооборота.

Предложения в части выработки политики в сфере государственной регистрации населения, актов гражданского состояния, прав на движимое и недвижимое имущество, архивного дела и информатизации рассматриваются соответствующими структурными подразделениями Министерства.

Поступивший документ подлежит анализу на предмет соответствия законодательству Кыргызской Республики, актуальности и необходимости, проводимому ответственным исполнителем в течение 10 рабочих дней со дня поступления документа в Министерство.

По результатам анализа выносится одно из следующих решений:

1) о возврате документа с мотивированным обоснованием отказа в продвижении;

2) о продвижении проекта НПА в той редакции, в которой он был внесен в Министерство;

3) о доработке поступившего предложения с последующим продвижением проекта НПА.

Одно из вышеперечисленных решений оформляется в письменной форме и подписывается курирующим статс-секретарем или заместителям министра.

Основанием для возврата документа являются:

1) отсутствие обоснования необходимости принятия инициируемого предложения;

2) необходимые финансово-экономические расчеты;

3) прогноз возможных социальных, экономических и иных последствий действия инициируемого предложения;

4) несоответствие проекта НПА действующему законодательству;

5) отсутствие необходимости продвижения, ввиду неактуальности внесенного проекта НПА;

6) иные сведения, необходимые для обоснования инициируемого предложения.

Решение о возврате документа оформляется в письменном виде с указанием причины возврата и ссылкой на нормативные правовые акты Кыргызской Республики и направляется в Государственную регистрационную службу при Правительстве Кыргызской Республики в течение 10 рабочих дней с момента регистрации предложения.

Основанием для продвижения проекта НПА без его доработки является наличие следующих документов, внесенных в надлежащей редакции:

1) проект НПА;

2) справки-обоснования к проекту НПА;

3) финансово-экономических расчетов;

4) аналитической записки о проведении анализа регулятивного воздействия, в случае, если проект направлен на регулирование предпринимательской деятельности;

5) сравнительной таблицы, в случае, если проектом НПА предлагается внести дополнения и/или изменения в действующее законодательство Кыргызской Республики;

6) перевода на государственный язык вышеназванных документов, в том числе проекта НПА.

В случае принятия решения о продвижении проекта НПА без его доработки, сотрудником Министерства в течение 20 рабочих дней готовится проект НПА для его отправки в государственные органы для проведения процедуры согласования.

В случае принятия решения о доработке проекта НПА с последующим его продвижением, ответственным исполнителем дорабатывается проект нормативного правового акта и проводится работа согласно требованиям Регламента Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года № 341. При этом, Министерство в 10-дневный срок уведомляет Государственную регистрационную службу при Правительстве Кыргызской Республики о принятии решения доработки проекта и последующего его продвижения.

В доработке проекта НПА должны быть задействованы сотрудники Государственной регистрационной службы при Правительстве Кыргызской Республики, разработавшие проект НПА.

Вышеуказанная работа осуществляется в двухмесячный срок, который исчисляется с момента принятия решения о доработке поступившего предложения.

Проект НПА, составляющий более 30 страниц, отпечатанных шрифтом 14 «Times New Roman», через 1 интервал с учетом проведения процедуры согласования подлежит продвижению в течение 3 месяцев со дня принятия решения о доработке поступившего предложения.

10.14.8. Депутатский запрос исполняется письменно в течение указанного в запросе срока. В случае отсутствия в запросе срока исполнения, документ подлежит исполнению в месячный срок.

В случае если запрос депутата Жогорку Кенеша Кыргызской Республики адресован к конкретному должностному лицу, ответ предоставляется в письменной форме за подписью данного лица.

10.14.9. Письменное (электронное) обращение, поступившее в Министерство, рассматривается в течение 14 дней со дня регистрации письменного (электронного) обращения в соответствии с пунктом 2 статьи 8 Закона Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан».

10.14.10. Сроки исполнения документов, поступивших из других органов, исчисляются в рабочих днях с даты их регистрации в Министерстве.

10.14.11. Поступившие на исполнение Министерства поручения руководства Аппарата Президента, Аппарата Правительства, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, письма граждан, а также на согласование и проведение специализированных видов экспертиз проекты нормативных правовых актов должны в обязательном порядке рассматриваться в соответствии с требованиями Закона Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращения граждан», Законом Кыргызской Республики «О Регламенте Жогорку Кенеша Кыргызской Республики», Регламента Правительства Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 10 июня 2013 года № 341 и иных нормативных правовых актов Кыргызской Республики.

10.14.12. Исполнение документа обеспечивается подготовкой письма, справки, служебной записки и т.д.

При необходимости, структурными подразделениями может быть получена информация от другого структурного подразделения на основании служебной записки, подписанной руководителем структурного подразделения. При этом информация представляется также в виде служебной записки за подписью руководителя структурного подразделения.

10.14.13. При подготовке и представлении документа (проекта документа) руководству на подпись, при необходимости прилагаются соответствующие нормативные правовые акты или другие документы, на которые идет ссылка в документе.

10.14.14. Документы, представляемые на подпись руководству, в обязательном порядке должны быть завизированы руководителями структурных подразделений, готовившими их и исполнителями документов.

10.15. Обработка исходящих документов:

10.15.1. Обработка исходящих документов осуществляется Управлением по делопроизводству.

10.15.2. Исходящий документ подлежит подписанию руководством в двух экземплярах, на фирменном бланке и на бумаге формата А4.

10.15.3. Документ подлежит регистрации в день его подписания руководством.

10.15.4. Регистрационный номер исходящего документа фиксируется в специально отведенном на бланке месте, а на втором экземпляре ставится в верхней части первого листа, а затем в течение дня заносится в электронную базу «Аскид» и исполненный документ снимается с контроля. Если же документ промежуточный либо направляется в государственные органы для предоставления ими соответствующей информации, то исходящий номер заносится в электронную базу, но документ будет считаться неисполненным.

Исходящий номер на ответном документе обращения гражданина будет таким же, как и входящий номер, но с указанием даты подписания.

10.15.5. Документы, отправляемые учреждением, передаются почтовой, электрической и фельдъегерской связью, а также доставляются курьером.

10.15.6. Исходящие документы, адресованные Аппарату Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, Аппарату Президента Кыргызской Республики, Аппарату Правительства Кыргызской Республики и государственным органам разносятся курьером в день их регистрации и помещаются в ящики либо передаются сотрудникам управлений по делопроизводству под расписку в разносной книге. Письма, адресованные юридическим лицам и гражданам, направляются по почте через Главпочтамт 3 раза в неделю в день их регистрации либо не позднее следующего дня. Документы под грифами «Совершенно секретно», «Секретно» и ДСП-документы отправляются через фельдъегерскую связь в день их подписания в случаях, если они подписаны до 12 часов дня. Если указанные документы подписаны после 12 часов дня они направляются на следующий день.

10.15.7. Если документы имеют срочный характер, то исполнители могут направлять их адресатам по факсу, а оригинал письма доставляется курьером либо отправляется по почте.

10.15.8. В соответствии с просьбой представителей государственных органов либо граждан, документы могут быть переданы непосредственно представителю государственного органа и гражданину. В данном случае, сотрудником Управления по делопроизводству производится отметка в соответствующем журнале. В журнал заносится регистрационный номер исходящего документа, название адресата, ФИО и подпись лица, получившего документ.

10.15.9. Подписанный на бумаге формата А4 исходящий документ с приложениями сразу же после решения вопроса и отправления документа направляется в дело.

10.15.10. Дела подлежат хранению в шкафах в соответствии с номенклатурой дел и по окончании года сдаются в архив для подготовки к переплету.

10.15.11. Переплет дел предыдущего года проводится ежегодно в I квартале.

10.15.12. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы производится архивариусом под расписку в специальном журнале на срок не более одного месяца.

10.16. По результатам исполнения контрольных документов Управление по делопроизводству ежемесячно представляет информацию министру, статс-секретарю, заместителям министра.

10.17. Отчеты о результатах исполнительской дисциплины, поступившие в Министерство документов заслушиваются на аппаратных совещаниях, проводимых министром.

 

11. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Министерства

 

11.1. Доступ граждан и юридических лиц к информации о деятельности Министерства обеспечивается путем размещения соответствующей информации в информационных системах общего пользования, в том числе, на официальном Web-сайте Министерства (www.minjust.gov.kg).

11.2. Сведения о деятельности Министерства для размещения на официальном Web-сайте готовятся соответствующим структурным подразделением центрального аппарата, подведомственным и территориальным подразделениями Министерства.

11.3. Систематическое информирование граждан и организаций о деятельности Министерства путем издания справочных и аналитических материалов, публикаций в средствах массовой информации и иными способами осуществляется в соответствии с законодательством.

 

12. Порядок приема граждан

 

12.1. В целях наиболее эффективного осуществления защиты прав и свобод человека и гражданина, и для оперативного разрешения обращений граждан в пределах компетенции, Министерством осуществляется личный прием граждан.

12.2. Прием граждан проводится один раз в неделю в течение рабочего дня: руководителями структурных подразделений центрального аппарата Министерства — в понедельник, статс-секретарем — во вторник, одним из заместителей министра — в среду, другим заместителем министра — в четверг, министром — в пятницу. Прием граждан из других населенных пунктов проводится в день их посещения.

График приема граждан опубликовывается на официальном Web-сайте Министерства (www.minjust.gov.kg) и размещается на стенде в общедоступном месте здания Министерства.

12.3. В тех случаях, когда решение вопроса во время приема не представляется возможным, ответ на вопросы заявителя сообщается в письменной форме или посредством электронной связи, в соответствии с Законом «О порядке рассмотрения обращений граждан».

12.4. Организацию приема граждан, обращающихся в адрес министра, обеспечивает помощник и секретарь министра, а организацию приема граждан, обращающихся в адрес статс-секретаря и заместителей министра — их секретари.

12.5. Руководитель, ведущий прием, несет персональную ответственность за принятие решений по рассматриваемым обращениям.

12.6. Журнал личного приема находится у секретаря руководителей и у руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства, в котором ведется запись о данных обратившегося, содержание обращения и принятое решение.

12.7. Помощник министра анализирует характер и содержание устных обращений граждан, готовит заключения (обзоры) и предложения по совершенствованию организации устного приема в Министерстве.

12.8. Контроль за исполнением решений, принятых по обращениям, осуществляется Управлением по делопроизводству, помощником министра, секретарями статс-секретаря и заместителей министра.

 

13. Распорядок дня

 

13.1. Время начала и окончания работы и перерыва для отдыха сотрудников Министерства установлено следующим образом:

- с 15 ноября по 1 апреля:

начало работы — 9.00; перерыв для отдыха и питания — 12.30-13.30;

окончание работы — 18.00. В предпраздничные дни — 17.00;

- с 1 апреля по 15 ноября:

начало работы — 8.30; перерыв для отдыха и питания — 12.00-13.00;

окончание работы -17.30. В предпраздничные дни — 16.30.

(Абзац 8 утратил силу в соответствии с приказом Минюста КР от 25 февраля 2015 года № 20).

Организация контроля за временем прихода на работу и ухода с работы сотрудников центрального аппарата Министерства осуществляется отделом по управлению человеческими ресурсами и руководителями структурных подразделений центрального аппарата.

Организация контроля за временем прихода на работу и ухода с работы сотрудников подведомственных и территориальных подразделений Министерства осуществляется их руководителями.

Министр вправе самостоятельно устанавливать режим рабочего времени с учетом специфики работы и функционирования особенностей сотрудников Министерства.

(В редакции приказа Минюста КР от 25 февраля 2015 года № 20)

13.2. Работники центрального аппарата Министерства могут отсутствовать на рабочем месте по служебным делам только с разрешения курируемого руководителя Министерства и начальника структурного подразделения центрального аппарата.

Руководители структурных подразделений центрального аппарата Министерства могут отсутствовать на рабочем месте по служебным делам только с разрешения курируемого руководителя Министерства с отметкой в журнале, находящегося в приемной министра.

13.3. Сотрудники подведомственных и территориальных подразделений Министерства могут отсутствовать по служебным делам с разрешения их руководителей.

Руководители подведомственных и территориальных подразделений должны ставить в известность о причинах отсутствия на рабочем месте министра или исполняющего обязанности министра.