Кыргыз Республикасынын мамлекеттик жана жеке нотариустары тарабынан иш кагаздарынын жүргүзүлүшү боюнча НУСКАМА

Кыргыз Республикасынын мамлекеттик жана жеке нотариустары тарабынан иш кагаздарынын жүргүзүлүшү боюнча
НУСКАМА

I. Жалпы жоболор

1.1. Ушул Нускама Кыргыз Республикасынын мамлекеттик жана жеке нотариустары (мындан ары - нотариустар) тарабынан иш кагаздарынын жүргүзүлүшүнүн бирдиктүү тартибин аныктайт.

1.2. Нускаманын негизги максаты - документтердин жүгүртүлүшүн тартипке салуу, документтердин даярдалыш сапаттарын жогорулатуу жана нотариустардын ишин өркүндөтүү.

1.3. Нотариалдык иш кагаздарын жүргүзүүнүн эрежелеринин нотариустар тарабынан аткарылышына көзөмөлдүктү Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлиги жана юстициянын аймактык башкармалыктары жүргүзөт. Нотариустун иш кагаздарын жүргүзүүсү "Нотариат жөнүндө" Кыргыз Республикасынын Мыйзамына ылайык мамлекеттик же расмий тилде ишке ашырылат.

1.4. Нотариалдык иш кагаздарын жүргүзүү өзүндө нотариалдык иш-аракеттерди жүргүзүү менен түздөн-түз байланышкан документтерди жүргүзүүнү, нотариалдык архивди жана кеңсени жүргүзүүнү камтыйт.

1.5. Иш кагаздарын жүргүзүүнүн туура уюштурулушу жана жүргүзүлүшү үчүн мамлекеттик улук нотариус (мамлекеттик нотариус) жана жеке нотариус жооп берет.

Мамлекеттик улук нотариус төмөнкүлөргө милдеттүү:

- ушул Нускаманын бардык нотариустар тарабынан үйрөнүлүшүн уюштурууга;

- ушул Нускаманын иш кагаздарын жүргүзүүгө киргизилишин камсыз кылууга;

- иш кагаздарынын абалына көзөмөлдүк кылууга.

1.6. Иш кагаздарын жүргүзүү жүктөлгөн улук нотариус же архивариус кызматынан бошотулган жана башка ишке которулган учурда архив көктөмөлөрү, ошондой эле жүгүртүлүүдөгү көктөмөлөр жана документтер жаңы дайындалган адамга өткөрүлүп берилет, ал тууралуу кабыл алуу-өткөрүп берүү актысы түзүлөт.

Документтерди кабыл алуу-өткөрүп берүүдө алар кем чыгып калган учурда ушул туурасында Юстиция министрлиги же юстициянын аймактык башкармалыгы кабардар кылынат жана аларды издөө чаралары көрүлөт.

Жеке нотариус ишин токтоткон учурда архив көктөмөлөрү, ошондой эле жүгүртүлүүдөгү көктөмөлөр жана документтер тиешелүү нотариат аймагынын мамлекеттик нотариусунун архивине өткөрүлүп берилет да, ушул туурасында кабыл алуу-өткөрүп берүү актысы түзүлөт.

1.7. Документтерди уурдашкан, бузушкан, жашырышкан же мыйзамсыз жок кылышкан, ошондой эле өзүнүн иш аракеттери же аракетсиздиги менен документтердин жоголушуна жол беришкен нотариустар Кыргыз Республикасынын мыйзамдарында көрсөтүлгөн жоопкерчиликти тартышат.

1.8. Документтердин эсебин алуу жана алардын аткарылышын контролдоо үчүн төмөнкүдөй китептер жана журналдар жүргүзүлөт:

- кириш иш кагаздарынын журналы (1-тиркеме);

- чыгыш иш кагаздарынын журналы (2-тиркеме);

- даттануулар жана сунуш-пикирлер китеби (3-тиркеме).

Документтердин жана аларда камтылган тапшырмалардын аткарылыш мөөнөтүн жана сапатын контролдоону мамлекеттик улук нотариус көзөмөлдөйт.

II. Кызматтык документтерди даярдоо

2.1. Нотариалдык күбөлүктөрдүн, нотариат күбөлөндүргөн бүтүмдөрдүн, күбөлөндүрүлгөн документтердин жана күбөлөндүрүү жазуулары түшүрүлгөн башка документтердин жазуулары "Кыргыз Республикасынын нотариустары тарабынан нотариалдык иш аракеттерди жасоонун тартиби жөнүндө" нускамада баяндалган эрежелерди сактоо менен жазылууга тийиш.

2.2. Уюштуруучулук-буйрук берүү мүнөзүндөгү документтерде мекеме-автор (эреже катарында документтин бланкында басылат), документтин түрүнүн аталышы жана анын текстинин аталышы көрсөтүлөт. Документтерди түзүүдө жана жол-жоболоштурууда да, иш кагаздарын жүргүзүүнүн даректөө, күнүн көрсөтүү жана документтерди күбөлөндүрүү, алардын өтүшү жана аткарылышы жөнүндө белги коюу боюнча талаптарын сактоо зарыл.

2.3. Протоколдордо тексти көптүк сандагы үчүнчү жактын атынан баяндоо формасы (угушту, чыгып сүйлөштү, чечишти) колдонулат, чыгып сүйлөгөндөрдүн сөздөрү жекелик сандагы үчүнчү жактын атынан баяндалат.

2.4. Фактыларды, окуяларды баяндоо, ырастоо, нотариустун ишине баа берүү (акт, корутунду, маалым кат, отчет ж.б.) камтылган документтерде жекелик же көптүк сандагы (комиссия аныктайт, комиссиянын курамына киришет) үчүнчү жактын атынан баяндоо формасы колдонулат.

2.5. Иш кагаздарын өз ара алышууда тексти көптүк сандагы биринчи жактын атынан баяндоо формасы колдонулат (корутундуну жөнөтөбүз, планга киргизүүнү максатка ылайыктуу деп эсептейбиз).

2.6. Жетекчиликке даректелген документтерде (арыз, баяндама кат, түшүндүрмө кат) жекелик сандагы биринчи жактын атынан баяндалган форма колдонулат (жол-жоболоштурууну өтүнөм, сизди кабардар кылам, зарыл деп эсептейм).

2.7. Документтерди даярдоодо төмөнкүлөрдү сактоо сунушталат:

- татаал сүйлөмдөрдү жөнөкөй сүйлөмдөр менен алмаштыруу, туруктуу (трафарет болуп калган) сөз тизмектерин колдонуу, сүйлөмдө сөздөрдүн тике тартибин пайдалануу (ээси этиштен мурда келет, аныктооч аныктала турган сөздүн алдында турат ж.б.);

- эгерде логикалык (маанилүүлүк) басым аракеттин өзүнө же аракет субъектисин жасалган учурда сүйлөмдөгү сөздөрдүн терс тартибин пайдалануу (этиш ээсинен мурда келет).

2.8. Кызматтык документтин текстинде адабий тилдин нормалары сакталууга тийиш. Диалект, оозеки колдонулган, эскирген сөздөр колдонулбайт.

2.9. Документтердин милдеттүү түрдөгү реквизиттери болуп төмөнкүлөр саналат: документтин мекеме-авторунун аталышы, документтин түрүнүн аталышы, тексти, тексттин аталышы, документ чыгарылган күн жана индекси, документтин аткарылгандыгы жөнүндө белги.

Документтерди даярдоо жана жол-жоболоштуруу процессинде зарыл учурда милдеттүү дарек каттардын курамы жаңы дарек каттар менен толукталышы мүмкүн.

2.10. Документтин бланкы. Документтерди даярдоодо бланктарды пайдалануу башкаруу ишинин маданиятын көтөрөт, маалыматка расмий мүнөз берет, документтин аткарылышын жана андан ары колдонулушун жеңилдетет.

Кызмат документтери 9327-60 ГОСТко ылайык басма ыкмасы менен басылган А4 (210x297) жана А5 (148x210) форматтарындагы бланктарда түзүлөт. Документтердин айрым түрлөрү үчүн ФЗ (297x420) форматы колдонулат.

Бланктар жок учурда документтерге нотариустун штампы коюлат.

2.11. Текстин аталышы - документтин мазмунунун кыскача баяндалышы. Мисалы, "Каражаттарды бөлүп берүү жөнүндө", "Окууга жиберүү жөнүндө".

Текстин аталышы А4 (210x297) форматындагы кайсы документ болбосун, анын кайсы багытта жазылганына карабастан коюлат.

Текстин аталышы телеграммаларда, телефонограммаларда, билдирүүлөрдө жазылбайт жана А5 форматындагы документтерде көрсөтүлбөйт.

2.12. Документти даректөө.

Документти даректөөдө төмөнкү эрежелердин сакталышы зарыл: эгерде документ мекемеге, түзүмдүк бөлүмгө же конкреттүү адамга даректелсе, анда мекеменин жана түзүмдүк бөлүмдүн аталышы атооч жөндөмөсүндө, ал эми даректелген адамдын кызматы жана аты-жөнү батыш жөндөмөсүндө көрсөтүлөт, мисалы:

Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлиги

Нотариат жана адвокатура боюнча башкармалыктын жетекчисине

аты-жөнү

Документти жарандарга даректөөдө оболу почта индекси, ал эми андан кийин алуучунун аты-жөнү көрсөтүлөт. Мисал:

72009, Бишкек шаары,

Орозбеков көчөсү, 23

А.А.Исмановго

2.13. Документтин датасын коюу.

Документтин датасы болуп ага кол коюлган, бекитилген же документтеги окуя көрсөтүлгөн күн эсептелет.

Кол коюу, бекитүү, макулдашуу, ошондой эле текстте камтылган дата сандык көрүнүшүндө жол-жоболоштурулат. Датанын элементтери бир сапта төмөнкүдөй ырааттуулукта келтирилет: айдын күнү, ай, жыл. Мисалы: 1999-жылдын 20-майы күнүн мындай жол-жоболоштуруу керек: 20.05.99-ж. Датаны жол-жоболоштурууда алгач жылды, айды, күндү көрсөтүүгө да жол берилет: 99.05.20.

Уюштуруучулук-буйрук берүү документтерин (буйруктарды, буюрмаларды, чечимдерди, протоколдорду) жана каржы документтерин жол-жоболоштурууда датаны сөз жана сан менен жазуу жолу колдонулат: 1999-жылдын 20-майы.

2.14. Документти күбөлөндүрүү.

Кол коюу - кызматтык документтин милдеттүү реквизити. Документтерге колду мамлекеттик улук нотариус же аны алмаштырган кызмат адамы өз ыйгарым укуктарына ылайык коет.

Кызматтык документтердин бардык нускаларына, анын ичинде алардын көчүрмөлөрүнө кол коюлушу керек. Документтерге кызмат адамдарынын анык колу коюлууга тийиш.

"Колу" реквизити кол койгон адамдын кызматынын аталышынан, анын өзүнүн коюлган колунан жана аны чечмелөөдөн турат да, анда аты-жөнү көрсөтүлөт. Мисал: "Бишкек шаарынын Ленин районунун мамлекеттик улук нотариусу (колу) Б.Д.Тазабекова".

Комиссия тарабынан түзүлгөн документке кол коюуда документ түзгөн кызмат адамдарынын кызматтары эмес, комиссиянын курамындагы милдеттердин бөлүнүшү (комиссиянын төрагасы, комиссиянын мүчөлөрү) көрсөтүлөт.

2.15. Документке тиркемелер документтин текстинен кийин ар бир тиркемедеги барактардын саны жана нускаларынын саны көрсөтүлүү менен саналып өтүлөт.

Эгерде документтин анын текстинде айтылып кеткен тиркемеси болсо, анда тиркемеде барактардын жана нускаларынын сандарын гана көрсөтүү керек.

2.16. Суроо-талапка жооп берүүдө суроо-талап документинин номуруна шилтеме жасалат.

III. Документтерди кабыл алуу, каттоо жана жөнөтүү

3.1. Документтердин эсебин алуу жана алардын аткарылышын көзөмөлгө алуу үчүн нотариус кириш жана чыгыш иш кагаздарынын журналдарын жүргүзөт.

Документтердин жана аларда камтылган тапшырмалардын аткарылыш мөөнөтүнө жана сапатына көзөмөлдүктү мамлекеттик улуу нотариус жана жеке нотариус жүргүзөт.

3.2. Келип түшкөн бардык иш кагаздары кириш жана чыгыш иш кагаздарынын журналдарында катталат.

Пакеттер ачылат, иш кагаз тиешелүүлүгүнө жараша келип түшкөндүгү текшерилет, келип түшкөн иш кагазы тизмеге ылайык келишин текшерилет, эгерде ал бар болсо. Жаңылыш келип түшкөн иш кагазы келип түшкөндөн тарта беш күн ичинде тиешелүү мамлекеттик органдарга, жергиликтүү өз алдынча башкаруу органдарына же тиешелүү кызмат адамдарына кайра жөнөтүлөт.

Документтер каттала тургандарга жана катталбай тургандарга бөлүнөт. Катталбай турган документтер, анын ичинде "жеке өзүнө" деп жазылган документтер багытталган дареги боюнча берилет.

Эгерде документтердин же аларга тиркемелердин жоктугу аныкталса, ушул туурасында акт түзүлөт жана аны жиберген ээсине жөнөтүлөт.

Жеке даректелген иш кагаздарын албаганда бардык конверттер ачылат. Конверттер адатта жок кылынат, эгерде аларды жөнөткөндөрдүн дарегин, ошондой эле иш кагазы жөнөтүлгөн жана алынган убакытты тактоо үчүн зарылдык болбогон учурда.

3.3. Нотариус тарабынан аткарууну талап кылган бардык документтер (анын ичинде, арыздар) катталууга жатат.

3.4. Бардык кириш документтеринде анын биринчи бетинин оң жагындагы төмөнкү бурчуна документтин нотариуска келип түшкөндүгүнүн фактысын жана убактысын билдирген каттоо штампы (4-тиркеме) коюлат. Ушул документтердин ар биринде келип түшкөн күндөн тышкары номур коюлат да, ал журналга катталган номур жана документ түзүлө турган көктөмдүн номуру коюлат.

3.5. Мурасты кабыл алуу, мураска укук жөнүндө күбөлүк берүү, мурастан баш тартуу жөнүндө, мурастык мүлктүн эсебинен чыгымдарды төлөө жөнүндө, мурастык мүлктү коргоого чараларды көрүү жөнүндө арыздар, насыячылардын дооматтары, турак үйлөрдү ээликтен ажыратууга тыюу салуу жөнүндө билдирүүлөр, турак үйлөрүнө камак салуулар жөнүндө сот жана тергөө органдарынын билдирүүлөрү, эгерде алар почта менен келип түшкөн болсо, кириш иш кагаздарын каттоо журналына катталат жана нотариуска аткаруу үчүн берилет. Андан кийин алар ушул Нускамада жана Кыргыз Республикасынын Өкмөт тарабынан бекитилген "Кыргыз Республикасынын нотариустары тарабынан нотариалдык иш аракеттерди жасоонун тартиби жөнүндө" Нускамада көрсөтүлгөн тартипте андан ары катталууга жатат.

3.6. Катталган документ ал келип түшкөн күнү жана өзгөчө учурларда гана эртеси күнү мамлекеттик улук нотариус/нотариус тарабынан алгач учкай каралышы керек.

3.7. Документтер анын текстинде же мамлекеттик улуу нотариус тарабынан көрсөтүлгөн мөөнөттө аткарылат.

Документтердин аткаруу мөөнөттөрү аларга кол коюлган (бекитилген) күндөн тарта, ал эми башка мекемелерден келип түшкөндөрү алар келип түшкөн күндөн тарта эсептелет. Документтерди аткаруу мөөнөтү 10 күндөн ашпоого тийиш.

3.8. Документте коюлган маселелер чечилсе жана эгер талап кылынса аны жөнөткөндөргө жооп берилген болсо, документ аткарылган болуп эсептелет.

Аткарылган документке аткарылганы жөнүндө белги коюлат жана көктөмөгө тиркелет.

Документтин аткарылганы жөнүндө белги анын биринчи барагынын төмөнкү бош талаасына же эгерде ал жерде бош орун болбосо, документтин биринчи барагынын артына коюлат жана өзүндө аткарылганы жөнүндө (эгерде аткарылганын ырастаган документ жок болсо) кыскача маалым катын, ошондой эле "көктөмөгө" деген сөздү жана аткарылган документ тиркеле турган көктөмөнүн номурун камтыйт.

3.10. Чыгыш документтери чыгыш иш кагаздары катталган журналга катталат.

Чыгыш документине чыгыш иш кагаздарынын журналындагы катар номурга жана чыгыш документинин көчүрмөсү сактала турган көктөмөнүн номуруна төп келген номур коюлат.

3.11. Иш кагазы почта аркылуу жөнөтүлөт. Почта аркылуу жөнөтүлгөн иш кагазы тизмеге киргизилет (5-тиркеме).

3.12. Көчүрмөлөрү нотариустун көктөмөлөрүндө сакталган документтер жоголгон учурда жарандардын, нотариалдык иш аракеттер алардын атынан жана тапшырмалары боюнча жасалган юридикалык жактардын мыйзамдуу өкүлдөрүнүн арыздары боюнча ошол жоголгон документтердин экинчи түп нускалары берилет.

Керээздердин экинчи түп нускалары керээз калтыргандар өлгөндөн кийин жана керээз боюнча мураскорлорго гана алар паспортторун же аны алмаштырган документтерин жана керээз калтыруучунун өлгөндүгү жөнүндө күбөлүктү көрсөткөндө гана берилет.

IV. Документтердин аткарылышын көзөмөлдөө

4.1. Документтердин аткарылышына көзөмөлдүктү уюштуруу алардын өз убагында жана сапаттуу аткарылышын камсыз кылууга тийиш.

Документтердин аткарылышын көзөмөлдөө боюнча аракет өзүндө документтердин аткарылышынын жүрүшүн түздөн-түз текшерүүнү жана жөнгө салууну, алардын аткарылышынын эсебин алууну жана талдоону камтыйт.

Документтердин жана аларда камтылган тапшырмалардын өз мөөнөтүндө жана сапаттуу аткарылышына көзөмөлдүктү мамлекеттик улуу нотариус жүргүзөт.

4.2. Белгилүү чечимдерди кабыл алууну, аткарылышын жана аларга жоопторду түзүүнү талап кылган өтө маанилүү кириш, чыгыш жана ички документтери аткарылышына көзөмөлдүк жүргүзүүгө жатат.

Кыргыз Республикасынын Президентинин Администрациясынан, Кыргыз Республикасынын Жогорку Кеңешинен, Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнөн жана Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлигинен келип түшкөн документтер милдеттүү түрдө көзөмөлдүккө алууга жатат.

4.3. Документтердин аткарылышына көзөмөлдүк жүргүзүү.

Документтердин аткарылышын көзөмөлдөө процессинде ырааты менен аткарыла турган төмөнкү төрт этап сакталат: документтерди көзөмөлдүккө алуу; көзөмөлдүк жүргүзүү; документтерди көзөмөлдүктөн алып салуу; аткаруу тартибин талдоо.

Документти көзөмөлдөн алуу этабы анын аткарылыш деңгээлине жараша болот. Документте коюлган маселелер чечилген жана аны жөнөтүүчүгө маңыздуу жооп берилген учурда гана ал аткарылган болуп эсептелет.

Документти көзөмөлдөн аны көзөмөлгө алууга тапшырма берген кызмат адамы алып сала алат.

Документтер аткарылгандан кийин көзөмөлдөн алынат, документтин аткарылганы жана көзөмөлдөн алынганы жөнүндө маалымат документте жана кириш иш кагаздарынын журналында белгиленет.

V. Жарандардын сунуштарынын, арыздарынын жана даттанууларынын эсебин алуу жана кароо

5.1. Жарандардын сунуштары, арыздары жана даттануулары менен иштөөнүн тартиби "Жарандардын кайрылууларын кароо тартиби жөнүндө" Кыргыз Республикасынын Мыйзамында аныкталган.

5.2. Жарандардын сунуштары, арыздары жана даттануулары калган бардык иш кагаздары сыяктуу эле сунуштар жана даттануулар журналында катталат.

5.3. Жарандардын сунуштарын, арыздарын жана даттанууларын каттоодо аларга каттоо штампы коюлат да, анда төмөнкүлөр көрсөтүлөт: арыз ээсинин фамилиясынын биринчи тамгасынан, катар номурунан жана келип түшкөн күнүнөн турган каттоо номуру (индекси) көрсөтүлөт. Мисалы, эгерде Т.Асанованын арызы 1999-жылдын 10-майында келип түшсө, ал төмөнкүдөй катталат: 10.05.99. А-52. Жооп берүү документиндеги чыгыш номуру деле ошондой болот, бирок жөнөтүлгөн күнү да көрсөтүлөт.

5.4. Жарандардын сунуштары, арыздары, даттануулары төмөндөгүдөй мөөнөттө каралууга тийиш: кошумча иликтөөнү жана текшерүүнү талап кылбагандары - кийинкиге калтырбастан, ал эми калгандары - 1 айга чейинки мөөнөттө.

5.5. Жарандардын сунуштарында, арыздарында, даттанууларында коюлган маселелер чечилсе жана аларды жөнөткөндөргө ушул туурасында жооп берилген болсо, алар каралып бүткөн болуп эсептелет. Журналда аткарылганы жөнүндө белги коюлат.

VI. Номенклатураны жана көктөмөлөрдү (наряддарды) түзүү

6.1. Көктөмөлөрдүн номенклатурасы - бул нотариуста ачылган көктөмөлөрдүн аталыштарынын тиешелүү тартипте алардын сактоо мөөнөттөрү көрсөтүлүү менен жол-жоболоштурулган системалуу тизмеси.

Көктөмөлөрдүн тизмеси документтерди негиздүү бөлүштүрүү жана көктөмөлөрдү түзүү, документтерди издөөнү жана көктөмөлөрдүн эсебин алууну камсыз кылуу максатында түзүлөт.

Көктөмөлөрдүн бирдиктүү номенклатурасы ушул Нускамага тиркелген (6-тиркеме) болжолдуу номенклатуранын негизинде түзүлөт.

Нотариустун бирдиктүү номенклатурасы бардык көктөмөлөрдүн аталыштарынын тизмегинен, тизмелерден, журналдардан, иш кагаздарын жүргүзүүдө түзүлгөн китептерден алардын сактоо мөөнөтүн көрсөтүү менен түзүлөт.

6.2. Бирдиктүү номенклатура мамлекеттик улуу нотариус тарабынан түзүлөт жана документтер кийин мамлекеттик сактоого ала турган мамлекеттик архивдин эксперттик-текшерүү комиссиясы (ЭТК) менен макулдашылат жана юстициянын аймактык башкармалыгынын жетекчиси тарабынан бекитилет.

Иштеп жаткан номенклатура ар жылдын аягында такталат жана кийинки жылдын 1-январынан тарта колдонууга киргизилет. Ар бир бөлүктүн аягында резервдик номурлар калтырылат.

6.3. Бекитилген номенклатурага жыл бою көктөмөлөр ачылганы жөнүндө, жаңы көктөмөлөрдү киргизүү жөнүндө ж.б. маалыматтар киргизилет. Жылдын бүтүшү боюнча ага ачылган көктөмөлөрдүн категориялары жана саны жөнүндө жыйынтыктоо маалыматтары киргизилет.

Көктөмөлөрдүн (наряддардын) номенклатурасынын ушул нускасы убактылуу сактоодогу көктөмөлөр үчүн эсебин алуу документи болуп саналат жана нотариустун архивинде такай сакталат.

6.4. Нотариустагы бардык документтер алар аткарылгандан кийин көктөмөлөрдүн номенклатурасына ылайык аткарылган документтердин топтору боюнча көктөмөлөр болуп түзүлөт.

6.5. Ар бир наряддын мукабасында аталышы жазылат. Мисалы, "мурас", "турак үйлөрүн ээликтен ажыратуу жана күрөөгө коюу жөнүндө келишимдер". Наряддын аталышы нотариус тарабынан ар жылга түзүлгөн көктөмөлөрдүн номенклатурасы боюнча наряддын аталышына ылайык көрсөтүлөт.

6.6. Аталыштан тышкары көктөмөлөрдүн номенклатурасы боюнча наряддын индекси, документтердин акыркы күнү жана номуру, сактоо мөөнөтү жана тизме боюнча сактоо мөөнөтү жөнүндө берене, ошондой эле уюмдун аталышы же жеке нотариустун аты-жөнү көрсөтүлөт.

6.7. Көктөмөлөрдү түзүүдө төмөнкү негизги эрежелерди жетекчиликке алуу зарыл:

1) көктөмөгө бир календардык жылдагы документтер гана тиркелүүгө тийиш;

2) бир көктөмөгө ар кыл мөөнөткө сактала турган документтерди тиркөөгө жол берилбейт, анткени алар өзүнчө айрым топтоштурулууга тийиш;

3) документтер көктөмөгө бир нускадан гана көктөлөт, көктөмөгө алардын жарым-жартылай иштелгендерин жана экинчи нускаларын салууга жол берилбейт;

4) түзүлүп жаткан көктөмөнүн көлөмү 250 барактан, калыңдыгы 3-4 см ашпоого тийиш. Барактарынын саны көп болгон учурда көктөмө ошол эле индекс менен бир нече томдон түзүлөт, бирок томдун номуру көрсөтүлөт.

5) көктөмөгө пайдаланылбаган документтерди жана мазмуну ушул көктөмөнүн аталышына жооп бербеген документтерди киргизүүгө жол берилбейт. Документтер көктөмөлөргө аларга тиешелүү тиркемелер менен бирге жайгаштырылат;

6) көктөмөнүн ичиндеги документтер суроо-логикалык, хронологиялык, алфавиттик жана катар номурлоо белгилери боюнча иретке салынат. Иш кагаздарын алышуу көктөмөлөрүндө документтер так хронологиялык ырааттуулукта жайгаштырылат: документ-жооп документ-суроонун артынан жайгаштырылышы милдеттүү. Квитанциялар номурлоо тартибинде жайгаштырылат;

7) документтерди көктөмөгө жайгаштырууда алардын туура түзүлгөнүн (аларда индекстин, аткарылганы жөнүндө коюлган колдун, күбөлөндүрүү жазууларынын болушун) текшерүү зарыл. Туура эмес жол-жоболоштурулган документтер аткаруучуга жөнөтүлөт.

6.8. Наряддарды түзүүнүн өзгөчө тартиби мурасты жол-жоболоштуруу менен байланышкан документтер үчүн каралган.

Алардын бардыгы мурастык көктөмөлөргө көктөлөт, бул көктөмөлөр мурасты кабыл алуу жөнүндө же мурастан баш тартуу жөнүндө арыздын, мурастык мүлктүн эсебинен чыгымдарды төлөө жөнүндө документтин (буюрманын) негизинде түзүлөт.

6.9. Мурастык көктөмө мурастык көктөмөлөрдүн эсебин алуу китебинде катталат жана ага ушул китептеги катар номуруна төп келген номур ыйгарылат. Ушул көктөмөгө мындан тышкары төмөнкүлөр тиркелет: кийин дагы түшкөн (кошумча, башка мураскорлордон жана насыя берүүчүлөрдөн) арыздар, алар да мурастык көктөмөлөрдүн эсебин алуу китебинде катталат, мураскорлордон, башка адамдардан жана мекемелерден талап кылынган документтер, нотариус менен мураскорлордун өз ара алышкан иш кагаздары, мураска укук жөнүндө күбөлүктүн нускасы.

6.10. Эгерде мурастык көктөмө өтүп жаткан жылы толбогон болсо, ал кийинки жылга ошол эле номур менен өткөрүлө берет жана кайра каттоого жатпайт.

6.11. Кайсы бир документтерди көктөмөлөрдөн (наряддардан) алып салууга жана берүүгө уруксат берилбейт. Өзгөчө учурларда соттун, прокуратуранын, тергөө жана суракка алуу органдарынын талабы боюнча алардын өндүрүшүндө кылмыш же жарандык иштер болгондугуна байланыштуу берилет. Ушундай алып коюу алып салынган документтин күбөлөндүрүлгөн көчүрмөсүн милдеттүү түрдө калтыруу менен жүргүзүлөт.

6.12. Көктөмөлөргө (наряддардарга) бир жылдагы иш кагаздарын жүргүзүүдөгү документтерди топтоштуруу абзел. Көктөмөнүн ичинде документтер хронологиялык тартипте иретке келтирилет, ал эми документ-жооп документ-суроодон кийин келиши керек.

6.13. Жылдык пландар жана отчеттор өздөрүнүн мазмуну боюнча жана түзүлгөн убактысына карабастан ошол жылдын көктөмөсүндө жайгаштырылышы абзел.

6.14. Көктөмөгө аларга тиешеси жок документтерди, ошондой эле документтердин жарым-жартылай иштелгендерин жана долбоорлорун киргизүүгө жол берилбейт.

VII. Документтерди сактоо жана аларды андан ары мамлекеттик архивде сактоого даярдоо

7.1. Нотариалдык документтер (күбөлүктөр, келишимдер, ишеним каттар ж.б.) жана алардын негизинде нотариалдык иш аракеттер жасалган документтер, ошондой эле тизмелер жана эсебин алуу китептери мамлекеттик архивге тапшырылганга чейин мамлекеттик нотариустун архивинде 10 жыл бою сакталат.

Жеке нотариустар квартал сайын жасалган нотариалдык иш аракеттер боюнча документтерди өзүнүн округу жайгашкан жердеги мамлекеттик нотариустун архивине тапшырышат.

Мамлекеттик улуу нотариус кварталына бир жолу тапшырылган документтерди туш келди түрүндө нотариалдык иш аракеттердин туура аткарылгандыгын текшерип турат.

Нотариалдык иш аракеттерди аткаруудагы мыйзам бузууларды аныктоо нотариалдык иш жүргүзүүгө укук берген лицензиянын иштөөсүн токтотуу үчүн негиз болуп саналат.

7.2. Тизмелер, мурас көктөмөлөрү, учурдагы иш кагаздарын жүргүзүүнүн наряддары жана архивге тапшырганга же жок кылынганга чейин толгон наряддар документтерди чаңдан, күн нурунун таасиринен коргогон жабык шкафтарда сакталууга тийиш.

7.3. Көктөмөлөрдөн (наряддардан) кандайдыр-бир документтерди алып салууга же берүүгө уруксат берилбейт.

Өзгөчө учурларда (соттун, прокуратуранын, тергөө жана суракка алуу органдарынын талабы боюнча алардын өндүрүшүндө кылмыш же жарандык иштер болгондугуна байланыштуу) ушундай алып коюу улуу нотариустун (жеке нотариустун) уруксаты менен алып салынган документтин күбөлөндүрүлгөн көчүрмөсүн милдеттүү түрдө калтыруу жана алып коюу жөнүндө токтомду, сууруп алуу протоколун же соттун сурамын тиркөө аркылуу жүргүзүлөт.

7.4. Жасалган нотариалдык иш аракеттер жөнүндө маалым каттар жана документтер "Нотариат жөнүндө" Кыргыз Республикасынын Мыйзамынын 7-бе- ренесинин талаптарына ылайык берилет.

7.5. Жылдын бүтүшү боюнча иш кагаздарын жүргүзүлүшү үчүн жооптуу кызмат адамы тарабынан көктөмөлөрдү архивде сактоого даярдык көрүлөт: көктөмөлөрдөгү документтердин иретке келтирилиши такталат (зарыл учурда көктөмөлөр кайра түзүлөт), көктөмөлөр (наряддар) жол-жоболоштурулат, такай жана узак мөөнөткө сакталган көктөмөлөр катуу мукаба менен капталат, документтер хронологиялык тартипте коюлат жана 3-4 жеринен тешилип, бекем жип өткөрүлүп тигилет. Көктөмөлөрдүн барактарына номурлар коюлат. Барактарга номурлар документтин ар бир барагынын оң тараптагы жогорку бурчуна жөнөкөй калем менен коюлат. Эгерде барактарда жаңыларына төп келбеген эски номурлары бар болсо, анда мурдагы номурлары жөнөкөй калем менен чийип салынат, ал эми жаңысы анын жанына коюлат.

7.6. Наряддын аягында өзүнчө актай баракка төмөнкүдөй формадагы күбөлөндүрүү жазуусу түшүрүлөт: "Көктөмөдө (нарядда) 5 (беш) барак тигилди жана номурлаштырылды. Архив үчүн жооптуу - колу, күн".

7.7. Көктөмөлөрдүн (наряддардын) мукабалары номенклатурага ылайык (7-тиркеме) жол-жоболоштурулат. Көктөмөнүн (наряддын) мукабасындагы аталыш көктөмөлөрдүн номенклатурасынан көчүрүлөт. Мукабада ошондой эле анын нотариустун иш кагаздарын жүргүзүүсүндө түзүлгөн жылы көрсөтүлөт.

Көктөмөдөгү (наряддагы) барактардын саны күбөлөндүрүү жазууларынын маалыматтарынын негизинде сандар менен көрсөтүлөт.

Такай сактоодогу көктөмөлөрдүн (наряддардын) мукабасындагы жазууларды так, күн жарыгынан өңү өчпөгөн сыя же тушь менен жазуу керек.

7.8. Такай сакталган көктөмөлөрдүн тизмектери түзүлөт. Тизмек жылдык бөлүктөрдөн турат жана көктөмөлөрдүн (наряддардын) курамы жана мазмуну жөнүндө зарыл маалыматтар камтылган аталыштарынын тизмегинен турат.

Тизмек иш кагаздарын жүргүзүүнүн мамлекеттик бирдиктүү системасынын негизги жоболорунда (8, 9-тиркемелер) каралган формалар боюнча 4 даана түзүлөт, беш сандан турган номурларга чейин жүргүзүлөт жана тиешелүү архив мекемеси менен макулдашуу боюнча токтотулат.

7.9. Документтерди сактоого даярдоо менен бир катарда жоготууга жаткан документтерди иргөө жүргүзүлөт.

Жок кылууга жаткан документтерди иргөө акт аркылуу (10-тиркеме) жол-жоболоштурулат.

7.10. Документтерди андан ары архивге сактоого даярдоонун жүрүшүндө документтер илимий жана практикалык баалуулугу жагынан экспертизадан өткөрүлөт жана алар андан ары сактоо же жок кылуу үчүн иргелет.

Документтердин баалуулугун экспертизадан өткөрүү жана архив материалдарын сактоо жана жок кылуу үчүн иргөө Кыргыз Республикасынын Юстиция министринин буйругу менен же юстициянын аймактык башкармалыгынын жетекчиси тарабынан дайындалган 3 адамдан турган такай иштеген эксперттик комиссия тарабынан жүргүзүлөт.

7.11. Эксперттик комиссия өз ишин ал жөнүндө бекитилген жобого ылайык жүргүзөт.

Документтерди такай сактоого жана жок кылууга иргөөдө эксперттик комиссия Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнө караштуу Мамлекеттик архив агенттигинин документтер, тизмелер жана көктөмөлөрдүн номенклатурасы менен иштөөнү уюштуруу боюнча колдонуудагы эрежелерин жана нускамаларын жетекчиликке алат.

7.12. Бекитилген тизмектерге ылайык нотариус көрсөтүлгөн мөөнөттө мамлекеттик архивге тизмекке киргизилген көктөмөлөрдү (наряддарды) тапшырууга милдеттүү.

7.13. Документтер архив мекемеси тарабынан такай сактала турган көктөмөлөргө тизмектер бекитилгенден кийин жок кылынат.

7.14. Мамлекеттик архивге сактоого өткөрүлүп берилүүгө жаткан көктөмөлөрдү (наряддарды) жол-жоболоштуруу менен байланышкан түшүнүксүз бардык маселелер боюнча тиешелүү архивдин кызматкеринен кеңеш алуу зарыл.

 

Кириш иш кагаздарынын
ЖУРНАЛЫ

 

Чыгыш иш кагаздарынын
ЖУРНАЛЫ

 

Даттануулар жана сунуштар
КИТЕБИ

 

Каттоо штампы

45 мм

 

Жөнөтүлгөн документтердин
N _____ ТИЗМЕСИ

 

 

Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлиги

__________________________________________

(нотариустун аталышы) Бекитүү грифи

Көктөмөлөрдүн (наряддардын) болжолдуу номенклатурасы

___________ -жылга ______________ күнү

 

 

________________________ Ф. N

_______________________ Оп. N

________________________ Д. N

Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлиги
_________________________ нотариус

N __________________ КӨКТӨМӨ
N _________ том

__________________________

(көктөмөнүн аталышы)

______________________-жыл

_____________________ барак

__________________ сакталат

________________________ Ф. N

_______________________ Оп. N

________________________ Д. N

 

 

Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлиги
_________________________ нотариус

N ____ фонд ______________________________________________________

(мамлекеттик архивде толтурулат)

Такай сактоодогу көктөмөлөрдүн
N _____ ТИЗМЕГИ

______ жылдар үчүн

ТИЗМЕКТИН БИРИНЧИ БАРАГЫ

 

 

 

КЫРГЫЗ РЕСПУБЛИКАСЫНЫН ЮСТИЦИЯ МИНИСТРЛИГИ
_________________________ нотариус

Такай сактоодогу көктөмөнүн
N _________ ТИЗМЕГИ

____________ жыл үчүн

Ушул бөлүмгө _____________________________________________ көктөмө

(сан менен)

N __________________________ N ________________________ киргизилди

_______________________________________________________________________

(түзүүчүнүн кызматы, аты-жөнү)

__________________________ жыл үчүн тизмектин бөлүгүнө жыйынтыктоо жазууларын күбөлөндүрөм

Колу __________________________________________________________________

(иш кагаздарын жүргүзүлүшү үчүн жооптуу адам)

_______________________________________________________________________

(кызматы, аты-жөнү)

Эксперттик комиссиянын

төрагасынын колу ________________________ (колу)

күнү

Макулдашылды

____________________________________

(мамлекеттик улуу нотариус)

 

 

 

Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлиги

________________________________
(нотариаттын аталышы)

Күнү ___________________________ Индекс __________________________

__________________________________________________________________ (түзүлгөн жер)

АКТ ДОКУМЕНТТЕРДИ ЖАНА КӨКТӨМӨЛӨРДҮ ЖОК КЫЛУУГА БӨЛҮП АЛУУ ЖӨНҮНДӨ

Негиз: ___________________________ N ______________________ буйрук (күн, ай, жыл)

Түзүлдү: эксперттик комиссия тарабынан

Комиссиянын төрагасы: ____________________________________________ (кызматы, аты-жөнү)

Комиссиянын мүчөлөрү: ____________________________________________ (кызматы, аты-жөнү)

Катышышты: _______________________________________________________ (кызматы, аты-жөнү)

Комиссия _________________________________________________ тизмени (тизменин аталышы)

жетекчиликке алып илимий-тарыхый баалуулугу жок жана практикалык маанисин жоготкон катары төмөнкү документтерди жана көктөмөлөрдү жок кылууга иргеп алды.

________________________________________________________________________

ишинде андан ары сактоого жатпаган документтер

_______________________________________________________________________

жатып калган нотариустун аталышы)