Кыргыз Республикасынын
Юстиция министрлигинин
2021-жылдын 27-декабрындагы
№ 210 буйругу менен бекитилген
Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлигинин архиви жөнүндө жобо
1-глава. Жалпы жоболор
1. Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлигинин архиви (мындан ары – архив) документтерди сактоо, аларды эсепке алуу, иретке келтирүү, пайдалануу жана мамлекеттик сактоого өткөрүп берүүгө даярдоо үчүн түзүлгөн.
2. Архив өз ишинде Кыргыз Республикасынын Конституциясын, “Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамын, Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн
2020-жылдын 3-мартындагы № 120 токтому менен бекитилген Кыргыз Республикасында иш кагаздарын жүргүзүү боюнча типтүү нускаманы, Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн 1996-жылдын 23-декабрындагы
№ 619/35 токтому менен бекитилген Кыргыз Республикасынын министрликтеринде, администрациялык ведомстволорунда, ишканаларында, мекемелеринде жана уюмдарында жашыруундулукту камсыз кылуу боюнча нускаманы (грифи – жашыруун), министрликтин буйруктары менен бекитилген Адвокаттын өздүк ишин түзүү, сактоо жана эсепке алуу тартибин, Жеке нотариустун өздүк ишин түзүү, сактоо жана эсепке алуу тартибин, Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлигинин (мындан ары – министрлик) ведомстволук нотариалдык архиви жөнүндө жобону, архив иши жана иш кагаздарын жүргүзүү чөйрөсүндөгү Кыргыз Республикасынын башка ченемдик укуктук актыларын жана ушул Жобону жетекчиликке алат.
3. Архивдин бирдиктүү системасын Кыргыз Республикасынын Юстиция министрлигинин борбордук аппаратынын, аймактык жана ведомстволук бөлүнүштөрүнүн архивдери түзөт.
4. Министрликтин борбордук аппаратынын архивинин бирдиктүү системасын төмөнкү түзүмдүк бөлүнүштөрдүн архивдери түзөт:
1) иш кагаздарын жүргүзүү жана контролдоо башкармалыгынын;
2) адвокатура жана укуктук жактан агартуу башкармалыгынын;
3) нотариат жана апостилдештирүү башкармалыгынын;
4) ведомстволук нотариалдык архивдин;
5) юридикалык жактарды каттоо башкармалыгынын;
6) укуктук маалымат бөлүмүнүн;
7) күрөөлөрдү каттоо бөлүмүнүн;
8) жазаларды аткаруу, пробация жана соттук-эксперттик иш чөйрөсүндөгү саясат бөлүмүнүн;
9) биринчи сектордун.
5. Министрликтин борбордук аппаратынын, аймактык жана ведомстволук бөлүнүштөрүнүн штаттык санында архивариустун кызмат орду каралат.
Министрликтин борбордук аппаратынын архивариусу иш кагаздарын жүргүзүү жана контролдоо башкармалыгынын курамына кирет, адвокатура жана укуктук жактан агартуу, нотариат жана апостилдештирүү башкармалыктарында архивдер үчүн жооптуу адамдар болуп адвокаттык жана нотариалдык иштер маселелери боюнча квалификациялык комиссиялардын катчылары эсептелет.
Ведомстволук нотариалдык архив үчүн жооптуу адамдар болуп министрликтин ведомстволук нотариалдык архиви жөнүндө жобого жана кызматтык нускамаларга ылайык анын жетекчиси жана кызматкерлери саналат.
“Жашыруун” жана “өтө жашыруун” деген грифтер менен архивдик документтер үчүн жоопкерчилик биринчи сектордун кызматкерине жүктөлөт.
Ушул Жобонун 4-пунктунда көрсөтүлгөн борбордук аппараттын башка түзүмдүк бөлүнүштөрүнүн архивдери үчүн жооптуу адамдар министрликтин буйругу менен аныкталат.
6. Архивариус же архив үчүн жооптуу кызматкер болбогон учурда (эмгек өргүү, иш сапар, убактылуу эмгекке жарамсыздык ж.б.) бөлүнүштүн жетекчиси архив үчүн жооптуу башка адамды аныктайт.Биринчи сектордун кызматкери болбосо, аны жашыруун жана өтө жашыруун документтер менен иштөөгө уруксаты болгон, министр аныктаган кызматкер алмаштырат.
7. Архив өз ишин Кыргыз Республикасынын Борбордук мамлекеттик архиви, Бишкек шаардык мамлекеттик архиви, облустук мамлекеттик архивдер менен тыгыз байланышта жүзөгө ашырат.
8. Министрлик кайра уюштурулганда архивдин документтери, ошондой эле иш кагаздарын жүргүзүүдөгү документтер иретке келтирилген абалда укук улантуучу мекемеге, жоюлганда Кыргыз Республикасынын Борбордук мамлекеттик архивине өткөрүлүп берилет.
9. Аймактык/ведомстволук бөлүнүш кайра уюштурулганда архивдин документтери, ошондой эле иш кагаздарын жүргүзүүдөгү документтер иретке келтирилген абалда укук улантуучу мекемеге, жоюлганда министрликтин борбордук аппаратынын архивине өткөрүлүп берилет.
2-глава. Архивдин милдеттери
10. Архивди уюштуруу жана анын иштөөсү төмөнкү милдеттерди аткаруу үчүн зарыл:
1) министрликтин ишинин тармагына тиешелүү документтерди комплектөө;
2) документтерди эсепке алуу жана сакталышын камсыз кылуу;
3) архивдин документтерине илимий-маалымдама аппараттын системасын түзүү жана өркүндөтүү;
4) документтерди пайдаланууну уюштуруу;
5) Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондуна тиешелүү документтерди даярдоо жана “Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамы менен белгиленген мөөнөттөргө жана талаптарга ылайык мамлекеттик сактоого өткөрүп берүү.
3-глава. Архивдин функциялары
11. Архив төмөнкү функцияларды жүзөгө ашырат:
1) иш кагаздарын жүргүзүү аяктаган иреттелген документтерди сактоого кабыл алат;
2) архивге кабыл алынган документтердин эсебин жүргүзөт жана сакталышын камсыз кылат;
3) архивдин документтерине илимий-маалымдама аппаратын түзөт жана аны толуктайт;
4) архивде сакталган документтердин илимий жана практикалык баалуулугуна экспертиза жүргүзөт, документтерди иштеп чыгат жана министрликтин борбордук эксперттик комиссиясынын (мындан ары – БЭК), аймактык/ведомстволук бөлүнүштүн эксперттик комиссиясынын (мындан ары – ЭК) кароосуна сакталууга тийиш болгон көктөмөлөрдүн тизимдеринин жылдык бөлүмдөрүн, ошондой эле аларды сактоо мөөнөттөрү бүткөндүгүнө байланыштуу көктөмөлөрдү жок кылууга бөлүү жөнүндө актыларды берет;
5) БЭКнын, ЭКнын ишине катышат;
6) документтерди даярдайт жана аларды “Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамы менен белгиленген мөөнөттөрдө Кыргыз Республикасынын тийиштүү мамлекеттик архивине туруктуу сактоого өткөрүп берет;
7) Кыргыз Республикасынын тийиштүү мамлекеттик архивине архивде сакталган фонддордун курамы жана көлөмү жөнүндө маалыматтарды берет;
8) документтерди иштөө үчүн чыгыш/каттоо номерлерин, берилген жана кабыл алынган даталарын, кызматкерлердин аты-жөнүн көрсөтүү, атайын журналдарда кол койдуруу менен бир айдан көп эмес мөөнөткө берет жана аларды кабыл алат (эгерде суралган документ туруктуу мөөнөткө сакталуучу көктөмөнүн ичинде болсо, документтин көчүрмөсү гана берилет);
9) архивдик документтерди берүү жана кабыл алуу боюнча электрондук журналды жүргүзөт;
10) архивге кабыл алынгандан кийин салыштырып текшерүү жүргүзүү үчүн кызматкерлерге берилүүчү документтердин сканерленген версияларынын электрондук папкасын жүргүзөт (барактардын саны, тексттердин бирдейлиги);
11) түзүмдүк бөлүнүштөрдө, аймактык бөлүнүштөрдө – кызматкерлерде көктөмөлөрдүн сакталуусун, туура түзүлүшүн жана таризделишин контролдойт;
12) министрликтин жетекчилигине, аймактык/ведомстволук бөлүнүштүн жетекчисине архив ишин жана иш кагаздарын жүргүзүүнү өркүндөтүү жөнүндө сунуштарды киргизет;
13) белгиленген тартипте маалымкаттарды, документтердин көчүрмөлөрүн жана алардан көчүрмөлөрдү берет, документтерди пайдалануунун эсебин жүргүзөт;
14) архивдин жана иш кагаздарын жүргүзүү маселелери боюнча ченемдик-методикалык документтерди иштеп чыгууга катышат;
15) түзүмдүк бөлүнүштөргө, аймактык бөлүнүштөрдө – кызматкерлерге документтер менен иштөөдө методикалык жана практикалык жардам көрсөтөт;
16) архивдин кызматкерлеринин квалификациясын жогорулатуу жана кайра даярдоо боюнча иш-чараларды өткөрүүгө катышат.
12. Биринчи сектордун архиви өз милдеттерин Кыргыз Республикасынын Өкмөтүнүн 1996-жылдын 23-декабрындагы № 619/35 токтому менен бекитилген Кыргыз Республикасынын министрликтеринде, администрациялык ведомстволорунда, ишканаларында, мекемелеринде жана уюмдарында жашыруундулукту камсыз кылуу боюнча нускамага (грифи – жашыруун) ылайык так аткарат.
4-глава. Архивдин кызматкеринин укуктары
13. Архивдин кызматкери төмөнкүлөргө укуктуу:
1) түзүмдүк бөлүнүштөрдөн, аймактык бөлүнүштөрдө – кызматкерлерден документтерди “Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фонду жөнүндө” Кыргыз Республикасынын Мыйзамында белгиленген тартипте архивге өз убагында өткөрүп берүүнү талап кылууга;
2) документтер менен иштөөнүн эрежелерин сактоону түзүмдүк бөлүнүштөрдө, аймактык бөлүнүштөрдө – кызматкерлерде контролдоого;
3) түзүмдүк бөлүнүштөрдөн, аймактык бөлүнүштөрдө – кызматкерлерден архивдин иштөөсү үчүн зарыл болгон маалыматтарды суроого;
4) кызматкерлерден документтер берилген күндөн тартып бир ай өткөндөн кийин, ошондой эле иш сапарга, эмгек өргүүгө кетүүдөн мурда ж.б. архивге аларды өткөрүп берүүнү талап кылууга (“жашыруун” жана “өтө жашыруун” деген грифтери менен архивдик документтер кызматкерлерге берилбейт, алар менен таанышуу биринчи сектордун кеңсесинде жүргүзүлөт);
5) эксперттер жана консультанттар катары министрликтин адистерин тартууга.
5-глава. Архивдин кызматкеринин жоопкерчилиги
14. Архивдин кызматкери төмөнкүлөр үчүн жоопкерчилик тартат:
1) документтердин сакталышын камсыз кылуу шарттарын сактабагандыгы;
2) кызматкерлерге берилген архивдик документтердин сканерленген версияларынын электрондук папкасында болбогондугу (архивге кабыл алынгандан жана барактардын санын жана тексттердин окшоштугун текшергенден кийин, архивдик документтердин сканерленген версиялары электрондук папкадан алынып салынат);
3) документтерди жоготкондугу же санкциясыз жок кылгандыгы;
4) туруктуу жана убактылуу мөөнөттөргө сакталуучу документтердин иретке келтирүү мөөнөттөрү сакталбагандыгы;
5) документтерди мамлекеттик сактоого өз убагында өткөрүп бербегендиги;
6) жарандарга маалымкаттарды, документтердин көчүрмөлөрүн жана алардан көчүрмөлөрдү берүүдөн негизсиз баш тарткандыгы;
7) Кыргыз Республикасынын мыйзамдарында белгиленген документтерди пайдалануу жана пайдалануучулардын документтерге жетүү эрежелерин бузгандыгы;
8) министрлик кайра уюштурулган же жоюлган учурда архивдик документтерди укук улантуучуга же ал болбогондо Кыргыз Республикасынын Борбордук мамлекеттик архивине өткөрүп берүү боюнча чараларды көрбөгөндүгү;
9) аймактык/ведомстволук бөлүнүш кайра уюштурулган же жоюлган учурда архивдик документтерди укук улантуучуга же ал болбогондо министрликтин борбордук аппаратынын архивине өткөрүп берүү боюнча чараларды көрбөгөндүгү;
10) сактоо шарттары жана сакталган документтердин саны жөнүндө Кыргыз Республикасынын тийиштүү мамлекеттик архивине маалыматтарды бербегендиги;
11) Кыргыз Республикасынын Улуттук архив фондунун мамлекеттик бөлүгүнө тиешелүү документтер менен мыйзамсыз сатып алуу-сатуу жана башка мыйзамга каршы бүтүмдөр;
12) мамлекеттик архивдик мекеменин өкүлүн архивге киргизбей койгондугу.
15. Архив иши чөйрөсүндө бузуулар табылганда кызматкердин жоопкерчилиги Кыргыз Республикасынын мыйзамдарына ылайык белгиленет.
6-глава. Архивдин документтеринин курамы
16. Архивдин документтеринин курамы иштин функцияларына жана өзгөчөлүгүнө жараша болот.
17. Архивдин түрүнө жараша анда төмөнкү документтер сакталат:
1) министрликтин борбордук аппаратынын;
2) ведомстволук нотариалдык архивдин;
3) аймактык бөлүнүштөрдүн;
4) ведомстволук бөлүнүштөрдүн;
5) жоюлган бөлүнүштөрдүн.
18. Архивдин документтеринин курамына төмөнкүлөр кирет:
1) туруктуу мөөнөткө сакталуучу документтер;
2) узак мөөнөткө сакталуучу (10 жылдан көп) документтер;
3) өздүк курам боюнча документтер;
4) жоюлган мекемелердин убактылуу мөөнөткө сакталуучу документтери.
Архивде документтерге илимий-маалымдама аппарат (көктөмөлөрдүн тизимдери, картотекалар ж.б.) жана эсептүү документтер дагы сакталат.
19. Архивдик документтер жоголгон учурда архивдин кызматкери алардан бул документтер келип түшкөн мекемелерге, уюмдарга, мамлекеттик органдарга көчүрмөлөрүн берүү жөнүндө суроо-талаптарды жиберүү аркылуу аларды калыбына келтирүү боюнча чараларды көрөт.
7-глава. Архивдин жайына жана жабдууларына коюлуучу талаптар
20. Архив документтерди сактоо үчүн жабдылган же ыңгайлаштырылган өзүнчө жайда жайгаштырылышы керек.
21. Архивдин жайы кызматкерлердин жумушчу бөлмөлөрүнөн, химиялык заттарды сактоо же колдонуу менен байланышкан кампалык жана тиричилик жайларынан обочолонуп, алар менен жалпы желдетүү каналдары болбошу керек.
22. Архивдин жайы өрт коркунучунан коопсуз болууга, суу каптап кетүүдөн кепилденүүгө жана кошумча чыгуучу эшик болууга тийиш.
23. Архивдин жайында газ, суу, канализация жана башка магистралдык өткөрүүчү түтүктөр болбошу керек. Магистралдык эмес мүнөздөгү түтүктөрдү өткөрүүгө архивдин жайына чыгарууларды киргизбеген атайын коргоочу каражаттарда аларды обочолоо шарты менен жол берилет.
24. Архивдин жайынын тышкы эшиктери металл жадыбал менен капталып, бекем кулпулар салынууга тийиш. Жумуштан тышкаркы мезгилде эшиктер мөөрлөнүп бекитилет же пломбаланат жана объект контролдоо-өткөрүү пункттун кызматкерине кагаз журналга кол коюу менен кайтарууга тапшырылат. Мөөр же пломба ички эмгек тартибинин эрежелеринде белгиленген жерде ачкычтар менен бирге сакталат. Запас ачкычтар ушул Жобонун 4-пунктунда көрсөтүлгөн министрликтин борбордук аппаратынын түзүмдүк бөлүнүштөрүнүн, аймактык жана ведомстволук бөлүнүштөрүнүн жетекчилеринин сейфтеринде сакталат.
25. Архивдин жайы күзөт сигнализациясы менен жабдылат, биринчи кабатта жайгашкан жайдын терезелерине металл торчолор орнотулат.
26. Архивдин жайындагы жарык берүүчү жабдуулар (лампочкалар, шамчырактар) жабык типте болушу керек, бөлүштүрүүчү щиттерди, сактагычтарды жана рубильниктерди орнотууга жол берилбейт.
27. Архивдин жайы өрт сигнализациясы жана өрткө каршы жабдуулар менен жабдылууга тийиш.
28. Документтерге күндүн нурунун түз тийишине жол берилбейт. Документтерди күндүн түз тийген нурунан коргоо үчүн терезелер шторалар менен жабылат же боёк менен сырдалат.
29. Тийиштүү архивдик жайларга төмөнкүлөр кире алат:
1) министр, министрдин орун басарлары;
2) аймактык бөлүнүштөрдүн жетекчилери, алардын орун басарлары;
3) ведомстволук бөлүнүштөрдүн жетекчилери, алардын орун басарлары;
4) ушул Жобонун 4-пунктунда көрсөтүлгөн министрликтин борбордук аппаратынын түзүмдүк бөлүнүштөрүнүн жетекчилери;
5) ведомстволук нотариалдык архивдин жетекчиси жана кызматкерлери;
6) архивариустар;
7) архив үчүн жооптуу кызматкерлер;
8) мамлекеттик архивдик мекемелердин өкүлдөрү.
Башка адамдарга архивдик жайларга кирүүгө тыюу салынат.
30. Документтерди сактоонун температуралык-нымдуулук режими төмөнкү параметрлерге ылайык болушу керек:
Документтердин түрлөрү | Температура | Нымдуулук |
Кагаз түрүндөгү документтер | 17-19 оС | 50-55 % |
Дискте сакталган документтер | +15-20 оС | 50-65 % |
Климаты жөнгө салынбаган жайларды желдетип туруу, абаны нымдоочу же кургатуучу кошумча каражаттарды орнотуу сунуш кылынат.
31. Документтерди сактоо үчүн жайда өрт коопсуздугунун чаралары жөнүндө нускама, өрт же башка кырсык болгон учурга документтерди эвакуациялоо планы көрүнүктүү жерге илинет.
32. Архивдин жайы көктүн, курт-кумурскалардын, кемирүүчүлөрдүн пайда болушунун жана чаңдын топтолушуна жол бербеген үлгүлүү тартипте жана тазалыкта кармалышы керек.
33. Документтерди сактоо үчүн архивдин жайында стационардык металл текчелер орнотулууга тийиш. Жыгач текчелерди аларды мезгил-мезгили менен атайын оттон коргоо курамдары менен иштетүү шартында орнотууга жол берилет.
34. Архивдин жашыруун, өтө баалуу көктөмөлөрүн жана эсепке алуу документтерин сактоо үчүн сейфтер же металл шкафтар колдонулат.
35. Документтерди берүү, жайгаштыруу жана которуу үчүн архивдин кызматкерлери шаты жана атайын арабалар менен камсыздалууга тийиш.
Евразия экономикалык комиссиясы
//ком
