Министерство юстиции

Кыргызской Республики

Уважаемые посетители сайта и друзья! Добро пожаловать на официальный сайт Министерства юстиции Кыргызской Республики! С уважением министр юстиции Кыргызской Республики Аяз Баетов!

Электронная приемная

+996 (312) 62-62-10 (+195)

г. Бишкек, проспект Молодой Гвардии 32

ep@minjust.gov.kg

Пн-Пт, 09:00-18:00

Телефон доверия:

+996 (312) 65-10-10

Задать вопрос

Положение об архиве Министерства юстиции Кыргызской Республики

УТВЕРЖДЕНО

приказом Министерства юстиции

Кыргызской Республики

от 27 декабря 2021 года № 210

Положение об архиве Министерства юстиции Кыргызской Республики

Глава 1. Общие положения

1. Архив Министерства юстиции Кыргызской Республики (далее – архив) создан для хранения документов, их учета, упорядочения, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.

2. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Кыргызской Республики, Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», Типовой инструкцией по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120, Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, административных ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и в организациях Кыргызской Республики, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 декабря 1996 года № 619/35 (гриф – секретно), Порядком формирования, хранения и учета личного дела адвоката, Порядком формирования, хранения и учета личного дела частного нотариуса, Положением о ведомственном нотариальном архиве Министерства юстиции Кыргызской Республики (далее – Министерство), утвержденными приказами Министерства, иными нормативными правовыми актами Кыргызской Республики в сфере архивного дела и делопроизводства и настоящим Положением.

3. Единую систему архива составляют архивы центрального аппарата, территориальных и подведомственных подразделений Министерства.

4. Единую систему архива центрального аппарата Министерства составляют архивы следующих структурных подразделений:

1) управления делопроизводства и контроля;

2) управления адвокатуры и правового просвещения;

3) управления нотариата и апостилирования;

4) ведомственного нотариального архива;

5) управления регистрации юридических лиц;

6) отдела правовой информации;

7) отдела регистрации залогов;

8) отдела политики в сфере исполнения наказаний, пробационной и судебно-экспертной деятельности;

9) первого сектора.

5. В штатной численности центрального аппарата, территориальных и подведомственных подразделениях Министерства предусматривается должность архивариуса.

Архивариус центрального аппарата Министерства входит в состав управления делопроизводства и контроля, в управлениях адвокатуры и правового просвещения, нотариата и апостилирования ответственными лицами за архивы являются секретари квалификационных комиссий по вопросам адвокатской и нотариальной деятельности.

Ответственными лицами за ведомственный нотариальный архив являются его руководитель и работники согласно Положению о ведомственном нотариальном архиве Министерства и должностным инструкциям.

Ответственность за архивные документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно» возлагается на сотрудника первого сектора.

Ответственные лица за архивы других структурных подразделений центрального аппарата, указанных в пункте 4 настоящего Положения, определяются приказом Министерства.

6. В случае отсутствия архивариуса или ответственного за архив сотрудника (трудовой отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и т.д.) руководитель подразделения определяет другое ответственное за архив лицо. При отсутствии сотрудника первого сектора его замещает определенный министром сотрудник, имеющий доступ к секретным и совершенно секретным документам.

7. Архив осуществляет свою деятельность в тесном контакте с Центральным государственным архивом Кыргызской Республики, Бишкекским городским государственным архивом, областными государственными архивами.

8. При реорганизации Министерства документы архива, а также документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются в упорядоченном состоянии учреждению-правопреемнику, при ликвидации – в Центральный государственный архив Кыргызской Республики.

9. При реорганизации территориального/подведомственного подразделения документы архива, а также документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются в упорядоченном состоянии учреждению-правопреемнику, при ликвидации – в архив центрального аппарата Министерства.

Глава 2. 3адачи архива

10. Организация и функционирование архива необходимы для выполнения следующих задач:

1) комплектование документов, относящихся к профилю деятельности Министерства;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата к документам архива;

4) организация использования документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Национальному архивному фонду Кыргызской Республики, на государственное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики».

Глава 3. Функции архива

11. Архив осуществляет следующие функции:

1) принимает на хранение законченные делопроизводством упорядоченные документы;

2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

3) составляет и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива;

4) проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, обрабатывает документы и представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства (далее – ЦЭК), Экспертной комиссии территориального/подведомственного подразделения (далее – ЭК) годовые разделы описей дел, подлежащих хранению, а также акты о выделении дел к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

5) участвует в работе ЦЭК, ЭК;

6) подготавливает документы и передает их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив Кыргызской Республики в сроки, установленные Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

7) представляет в соответствующий государственный архив Кыргызской Республики сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

8) выдает документы для работы на срок не более одного месяца и принимает их под подпись в специальных журналах, с указанием исходящих/регистрационных номеров, дат выдачи и приема, Ф.И.О. сотрудников (если запрашиваемый документ находится внутри дела постоянного срока хранения, выдается только копия документа);

9) ведет электронный журнал выдачи и приема архивных документов;

10) ведет электронную папку сканированных версий выдаваемых сотрудникам документов для проведения сверки после их приема в архив (количество листов, идентичность текстов);

11) контролирует сохранность, правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях, в территориальных подразделениях – у сотрудников;

12) вносит предложения руководству Министерства, руководителю территориального/подведомственного подразделения о совершенствовании архивного дела и делопроизводства;

13) выдает в установленном порядке справки, копии документов и выписки из них, ведет учет использования документов;

14) участвует в разработке нормативно-методических документов по вопросам архива и делопроизводства;

15) оказывает структурным подразделениям, в территориальных подразделениях – сотрудникам методическую и практическую помощь в работе с документами;

16) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации и переподготовке сотрудников архива.

12. Архив первого сектора выполняет функции строго в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, административных ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и в организациях Кыргызской Республики (гриф – секретно), утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 23 декабря 1996 года № 619/35.

Глава 4. Права сотрудника архива

13. Сотрудник архива имеет право:

1) требовать от структурных подразделений, в территориальных подразделениях – от сотрудников своевременной передачи документов в архив в порядке, установленном Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

2) контролировать соблюдение правил работы с документами в структурных подразделениях, в территориальных подразделениях – у сотрудников;

3) запрашивать от структурных подразделений, в территориальных подразделениях – от сотрудников сведения, необходимые для функционирования архива;

4) требовать от сотрудников сдать документы в архив по истечении одного месяца со дня их выдачи, а также перед поездкой в командировки, выходом в трудовой отпуск и т.д. (архивные документы с грифами «секретно» и «совершенно секретно» сотрудникам не выдаются, ознакомление с ними проводится в кабинете первого сектора);

5) привлекать в качестве экспертов и консультантов специалистов Министерства.

Глава 5. Ответственность сотрудника архива

14. Сотрудник архива несет ответственность за:

1) несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

2) отсутствие в электронной папке сканированных версий архивных документов, выданных сотрудникам (после приема в архив и проверки на количество листов и идентичность текстов, сканированные версии архивных документов удаляются из электронной папки);

3) утерю или несанкционированное уничтожение документов;

4) несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и временного сроков хранения;

5) несвоевременную передачу документов на государственное хранение;

6) необоснованный отказ в выдаче гражданам справок, копии документов и выписок из них;

7) нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством Кыргызской Республики;

8) непринятие мер по передаче архивных документов правопреемнику или при его отсутствии – в Центральный государственный архив Кыргызской Республики в случае реорганизации или ликвидации Министерства;

9) непринятие мер по передаче архивных документов правопреемнику или при его отсутствии – в архив центрального аппарата Министерства в случае реорганизации или ликвидации территориального/подведомственного подразделения;

10) непредставление сведений в соответствующий государственный архив Кыргызской Республики об условиях хранения и количестве хранящихся документов;

11) незаконную куплю-продажу и иные противозаконные сделки с документами, относящимися к государственной части Национального архивного фонда Кыргызской Республики;

12) недопуск в архив представителя государственного архивного учреждения.

15. При выявлении нарушения в сфере архивного дела ответственность сотрудника устанавливается в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

Глава 6. Состав документов архива

16. Состав документов архива зависит от функций и специфики деятельности.

17. В зависимости от вида архива в нем хранятся следующие документы:

1) центрального аппарата Министерства;

2) ведомственного нотариального архива;

3) территориальных подразделений;

4) подведомственных подразделений;

5) ликвидированных подразделений.

18. В состав документов архива входят:

1) документы постоянного срока хранения;

2) документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения;

3) документы по личному составу;

4) документы временного срока хранения ликвидированных учреждений.

В архиве также хранятся научно-справочный аппарат к документам (описи дел, картотеки и др.) и учетные документы.

19. В случае утери архивных документов сотрудник архива принимает меры по их восстановлению путем направления запросов о предоставлении копии в учреждения, организации, государственные органы, от которых поступили данные документы.

Глава 7. Требования к помещению и оборудованию архива

20. Архив должен располагаться в отдельном помещении, оборудованном или приспособленном для хранения документов.

21. Помещение архива должно быть изолировано от рабочих комнат сотрудников, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением химических веществ, и не иметь с ними общих вентиляционных каналов.

22. Помещение архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход.

23. В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов в помещение архива.

24. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатываются или пломбируются, и объект сдается под охрану сотруднику контрольно-пропускного пункта под подпись в бумажном журнале. Печать или пломба вместе с ключами хранятся в установленном правилами внутреннего трудового распорядка месте. Запасные ключи хранятся в сейфах руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства, указанных в пункте 4 настоящего Положения, территориальных и подведомственных подразделений.

25. Помещение архива оборудуется охранной сигнализацией, на окна помещения, расположенного на первом этаже, устанавливаются металлические решетки.

26. Световое оборудование (лампочки, светильники) в помещении архива должно быть закрытого типа, не допускается установка распределительных щитов, предохранителей и рубильников.

27. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией и противопожарным оборудованием.

28. Не допускается воздействие на документы прямых солнечных лучей. Для защиты документов от разрушающего воздействия прямых солнечных лучей окна зашториваются или закрашиваются краской.

29. В соответствующие архивные помещения могут входить:

1) министр, заместители министра;

2) руководители территориальных подразделений, их заместители;

3) руководители подведомственных подразделений, их заместители;

4) руководители структурных подразделений центрального аппарата Министерства, указанных в пункте 4 настоящего Положения;

5) руководитель и работники ведомственного нотариального архива;

6) архивариусы;

7) ответственные за архивы сотрудники;

8) представители государственных архивных учреждений.

Иным лицам доступ в архивные помещения запрещается.

30. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим параметрам:

Виды документов	Температура	Влажность
Документы на бумажной основе	17-19 ^оС	50-55 %
Документы на дисковых носителях	+15-20 ^оС	50-65 %

В помещениях с нерегулируемым климатом рекомендуется проводить проветривание, устанавливать дополнительные средства увлажнения или осушения воздуха.

31. В помещении для хранения документов на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов на случай пожара или другого бедствия.

32. Помещение архива должно содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопление пыли.

33. Для хранения документов в помещении архива должны быть установлены стационарные металлические стеллажи. Допускается установка деревянных стеллажей при условии их периодической обработки специальными огнезащитными составами.

34. Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов архива используются сейфы или металлические шкафы.

35. Для выдачи, укладки и перемещения документов сотрудники архива должны быть обеспечены стремянками и специальными тележками.

Печать 2022.03.18 11:07:55