Приказ Министерства юстиции Кыргызской Республики »О ведомственном нотариальном архиве Министерства юстиции Кыргызской Республики»

 

В соответствии со статьей 8 Закона Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах Кыргызской Республики», статьей 19 Закона Кыргызской Республики «О нотариате» и с постановлением Правительства Кыргызской Республики от 15 сентября 2014 года № 530 «О делегировании отдельных нормотворческих полномочий Правительства Кыргызской Республики ряду государственных органов исполнительной власти», а также руководствуясь пунктом 11 Положения о Министерстве юстиции Кыргызской Республики, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 15 декабря 2011 года № 764,

 

Произвести опубликование настоящего приказа в газете «Эркин Тоо» (Пресс-секретарю) и  на официальном сайте Министерства юстиции Кыргызской Республики (Управлению правовой информации).

 

 

 

 

 

Проект

1. Ведомственный нотариальный архив Министерства юстиции Кыргызской Республики (далее — ведомственный нотариальный архив) является структурным подразделением Министерства юстиции Кыргызской Республики, осуществляющий хранение нотариальных документов, в том числе документов учреждений, совершающих нотариальных действий.

2. В своей деятельности ведомственный нотариальный архив руководствуется Законами Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», «О нотариате» и другими нормативными правовыми актами Кыргызской Республики, а также настоящим Положением.

3. Ведомственный нотариальный архив осуществляет свою деятельность в тесном контакте с соответствующим государственным архивом и учреждениями, совершающими нотариальные действия.

4. Документы нотариальных действий в ведомственном нотариальном архиве хранятся в сроки, определенные  ЗакономКыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики».

 

5. В состав документов ведомственного нотариального архива входят нотариальные документы учреждений, являющихся источниками комплектования архива.

6. Источниками комплектования архива являются учреждения, совершающие нотариальные действия:

- государственные нотариальные конторы;

- консульские учреждения Кыргызской Республики;

- органы местного самоуправления;

- лечебные учреждения, госпитали и дома-интернаты для престарелых и инвалидов;

- воинские части, соединения, учреждения и военно-учебные заведения;

- учреждения системы исполнения наказаний.

 

7. Задачами ведомственного нотариального архива являются:

- комплектование документов, состав которых предусмотрен настоящим Положением;

- учет и обеспечение сохранности принятых документов;

- создание и совершенствование системы научно-справочного аппарата к документам архива;

- организация использования документов;

- подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики».

 

 

8. Ведомственный нотариальный архив в целях реализации возложенных на него задач, осуществляет следующие функции:

- принимает на хранение нотариальные документы по истечении трех лет хранения в учреждениях, являющихся источниками комплектования архива;

- составляет и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива, а также ведет списки учреждений, являющихся источниками комплектования архива;

- обеспечивает сохранность и ведет учет принятых документов;

- проводит экспертизу научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, обрабатывает документы и представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) и экспертной комиссии (далее — ЭК) Министерства юстиции годовые разделы описей дел, подлежащих хранению, а также акты о выделении дел к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

- участвует в работе ЦЭК (ЭК) Министерства юстиции;

- подготавливает и передает на постоянное хранение в соответствующий государственный архив документы в сроки, установленные Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

- оказывает методическую и практическую  помощь учреждениям, являющимся источниками комплектования ведомственного нотариального архива в работе с документами;

- представляет руководству Министерства юстиции сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в ведомственном нотариальном архиве;

- при приеме документов устанавливает сохранность, правильность формирования и оформления дел в учреждениях, являющихся источниками комплектования архива;

- вырабатывает предложения о совершенствовании нотариального делопроизводства;

- выдает в установленном порядке справки, копии, выписки из документов, ведет учет использования документов;

- участвует в разработке нормативно-методических документов по вопросам архива и нотариального делопроизводства;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации и переподготовке работников архива и учреждений, являющихся источником комплектования архива.

 

9. Ведомственный нотариальный архив имеет право:

- требовать от учреждений — источников комплектования своевременной передачи документов в установленном порядке;

- оказывать учреждениям — источникам комплектования рекомендации по вопросам обеспечения сохранности документов;

- запрашивать от учреждений — источников комплектования сведения, необходимые для работы архива;

- привлекать в качестве экспертов и консультантов специалистов архивного    учреждения.

 

10. Ведомственный нотариальный архив возглавляет руководитель, имеющий высшее юридическое образование, назначаемый и освобождаемый в соответствии с законодательством Кыргызской Республики о государственной службе. Руководитель организует и осуществляет деятельность ведомственного нотариального архива

11. Сотрудники ведомственного нотариального архива не являются государственными служащими.

12. Должностные инструкции сотрудников ведомственного нотариального архива утверждаются приказом министра юстиции.

 

 

13. Руководитель ведомственного нотариального архива несет персональную ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату или несанкционированное уничтожение документов;

- несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и временного сроков хранения;

- необоснованный отказ в выдаче гражданам архивных справок, выписок, копий документов при их наличии в учреждении;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством Кыргызской Республики;

- непринятие мер по передаче архивных документов правопреемнику или при его отсутствии — в соответствующий государственный архив в случае ликвидации или реорганизации учреждения;

- непредставление сведений об условиях хранения и количестве хранящихся документов в соответствующий государственный архив.

14. Оформленные в установленном порядке нотариальные документы в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской республики от от 23 июля 2012 года № 517 по истечении трех лет хранения в учреждениях,  являющимся источниками комплектования архива, передаются в установленном порядке в ведомственный нотариальный архив  согласно акта прием-передачи.

15. Ведомственный нотариальный архив располагается в отдельном помещении, оборудованном или приспособленном для хранения документов.

16. Помещение ведомственного нотариального архива должно быть изолировано от рабочих комнат сотрудников, лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

17. Помещение ведомственного нотариального архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход.

18. В помещении ведомственного нотариального архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в помещение ведомственного нотариального архива.

19. Наружные двери помещения ведомственного нотариального архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатываются или пломбируются. Печать или пломба вместе с ключами хранятся в установленном правилами внутреннего трудового распорядка месте.

20. Помещение архива оборудуется охранной сигнализацией. На окна помещения, расположенного на первом этаже, устанавливаются металлические решетки.

21. Световое оборудование (лампочки, светильники) в помещении архива должно быть закрытого типа, не допускается установка в помещении архива распределительных щитов, предохранителей и рубильников.

22. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной сигнализацией и противопожарным оборудованием.

23. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Для защиты документов от разрушающего воздействия прямых солнечных лучей окна зашториваются или закрашиваются краской.

24. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим параметрам:

 

В помещениях с нерегулируемым климатом проводится проветривание, установку дополнительных средств увлажнения или осушения воздуха.

25. В помещении для хранения документов на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов на случай пожара или другого бедствия.

26. Помещение архива должно содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопление пыли.

27. Для хранения документов в помещении архива должны устанавливаться стационарные металлические стеллажи. Допускается установка деревянных стеллажей при условии их периодической обработки специальными огнезащитными составами.

28. Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов архива используются сейфы или металлические шкафы.

29. Для выдачи, укладки и перемещения документов работники архива должны быть обеспечены стремянками и специальными тележками.

 

 

к проекту приказа Министерства юстиции Кыргызской Республики

«О ведомственном нотариальном архиве Министерства юстиции Кыргызской Республики»

 

Представленный проект приказа Министерства юстиции Кыргызской Республики разработан во исполнение статьи 19 Закона Кыргызской Республики «О нотариате» и  в соответствии с  пунктом 6 Списка отдельных нормотворческих полномочий Правительства Кыргызской Республики, делегируемых ряду государственных органов исполнительной власти к постановлению Правительства Кыргызской Республики от 15 сентября 2014 года № 530 «О делегировании отдельных нормотворческих полномочий Правительства Кыргызской Республики ряду государственных органов исполнительной власти».

Так, статьей 19 Закона Кыргызской Республики «О нотариате» предусмотрено образование ведомственного нотариального архива, являющегося составной частью национального архивного фонда и осуществляющий хранение нотариальных документов. Вопросы организации деятельности и компетенция ведомственного нотариального архива определяются положением о ведомственном нотариальном архиве.

В соответствии со статьей 2 Закона Кыргызской Республики «О национальном архивном фонде Кыргызской Республики», под ведомственным архивом понимается архив государственного предприятия, учреждения и организации или их структурное подразделение, хранящее документы на протяжении определенного срока на своем предприятии, в учреждении и организации.

Кроме того, согласно пункту 6 Списка отдельных нормотворческих полномочий Правительства Кыргызской Республики, делегируемых ряду государственных органов исполнительной власти, утвержденного вышеуказанным постановлением, Министерству юстиции Кыргызской Республики делегировано утверждение положения о государственном (ведомственном) нотариальном архиве.

На основе вышеизложенных норм, проектом приказа предлагается образовать ведомственный нотариальный архив Министерства юстиции как его структурное подразделение, а также утвердить Положение о ведомственном нотариальном архиве Министерства юстиции.

Указанный ведомственный нотариальный архив будет осуществлять прием, учет, хранение и использование документов не только государственных и частных нотариусов, но и  нотариальных документов  учреждений, совершающих нотариальные действия, в частности:

- консульские учреждения Кыргызской Республики;

- органы местного самоуправления;

- лечебные учреждения, госпитали и дома-интернаты для престарелых и инвалидов;

- воинские части, соединения, учреждения и военно-учебные заведения;

- учреждения системы исполнения наказаний.

Вместе с тем, необходимо отметить, что Министерством юстиции также разработан проект постановления Правительства Кыргызской Республики «О внесении изменений и дополнений в некоторые решения Правительства Кыргызской Республики», который в установленном порядке был направлен на согласование по министерствам и административным ведомствам. Данный проект разработан в целях приведения некоторые решения Правительства Кыргызской Республики в соответствии с нормами статьи 19 Закона Кыргызской Республики «О нотариате».

Согласно пункту 11 Положения о порядке делегирования отдельных нормотворческих полномочий Правительства Кыргызской Республики государственным органам исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Кыргызской Республики от 15 сентября 2014 года № 530, проекты нормативных правовых актов разрабатываются с соблюдением требований Закона Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах Кыргызской Республики» и подлежат обязательному опубликованию на ведомственном веб-сайте государственного органа, разработавшего проект нормативного правового акта.

В связи с чем, данный проект размещен на официальном веб-сайте Министерства юстиции Кыргызской Республики (minjust.gov.kg).

Также, в реализацию статьи 22 Закона Кыргызской Республики «О нормативных правовых актах Кыргызской Республики», проект размещен на официальном сайте Правительства Кыргызской Республики.

По результатам проведенного анализа действующих норм национального и международного законодательства установлено, что нормы представленного проекта не противоречат нормативным правовым актам, а также проект не подлежит анализу регулятивного воздействия, поскольку не направлен на урегулирование предпринимательской деятельности.

Принятие обозначенного проекта приказа социальных, экономических, правовых, правозащитных, гендерных, экологических, коррупционных последствий за собой не повлечет, а также дополнительных финансовых затрат из государственного бюджета не потребует.