Порядок проведения проверки организации нотариальной деятельности государственных и частных нотариусов

Приложение 1 к приказу  Министерства

юстиции  Кыргызской Республики

от 28 января 2018 года №18

Порядок проведения проверки организации нотариальной деятельности государственных и частных нотариусов

1.     Настоящий Порядок разработан во исполнение Закона Кыргызской Республики «О нотариате», инструкций «О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Кыргызской Республики», «О делопроизводстве частной нотариальной конторы», утвержденных постановлением Правительства Кыргызской Республики от 20 апреля 2011 года № 179 и других нормативных правовых актов Кыргызской Республики регулирующих нотариальную деятельность.

2.     Данный Порядок не распространяется на организацию проверок (служебных расследований) по фактам совершения дисциплинарных проступков.

3.        Проверки государственных и частных нотариусов, могут быть плановыми, внеплановыми (служебными) и повторными.

4.    Проверки исполнения Закона Кыргызской Республики «О нотариате», Инструкции «О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Кыргызской 'Республики», Инструкции «О делопроизводстве частной нотариальной конторы», утвержденных постановлением Правительства Кыргызской Республики от 20 апреля 2011 года № 179 и иных законодательств Кыргызской Республики осуществляются комиссией в составе не менее трех человек, в состав которой входят сотрудники управления Министерства юстиции Кыргызской Республики курирующего вопросы нотариата, сотрудники территориального управления юстиции. Также в состав комиссии могут входить государственные нотариусы и представители нотариальной палаты.

5.  Плановые проверки проводятся в соответствии с ежегодными планами проведения проверок, утверждаемые приказом Министерства юстиции, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения плана проведения проверок приказом Министерства юстиции в план могут быть внесены соответствующие изменения.

6.    В плане проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).

7.    Утвержденные ежегодные планы доводятся до сведения нотариусов, подлежащих проверке, в течение 14-х рабочих дней со дня утверждения графика.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

8.    Состав комиссии и дата начала проверки утверждается приказом Министерства юстиции.

По усмотрению Министерства юстиции, отдельные плановые, внеплановые (служебные) и повторные проверки могут быть поручены территориальным органам управления юстиции. В данном случае состав комиссии и дата начала проверки утверждается территориальным органом управления юстиции.

9.    Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен соответствующим приказом.

10.   О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.

11.   При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом органа юстиции утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

Также может быть принято решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.

12.   В ходе проверки нотариус обязан предоставить проверяющим все требуемые документы по делопроизводству, а также совершенным нотариальным действиям

13.   В ходе плановой проверки, проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

14.   Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.

Внеплановая проверка может быть назначена в случае нарушений требований нормативно-правовых актов Кыргызской Республики, внутренних правил и поручений руководства Министерства юстиции и структурных подразделений центрального аппарата Министерства юстиции, причинение ущерба гражданам и юридическим лицам.

Основанием для проведения внеплановой могут явиться:

-   обращения граждан и юридических лиц;

-   информации от органов государственной власти,

-   публикации средств массовой информации;

-   сведения, полученные от правоохранительных органов;

-   определения суда;

-    информации структурных подразделений центрального аппарата и территориальных управлений Министерства юстиции.

15. По итогам проверки составляется справка в двух экземплярах. В справке указываются следующие сведения:

-  дата, время и место составления справки;

-  данные лиц, проводивших проверку;

-  фамилия, имя, отчество нотариуса;

-реквизиты приказа о назначении на должность государственного нотариуса или выдачи лицензии частному нотариусу;

-  дата, время, продолжительность и место проведения проверки;

-  место нахождения нотариальной конторы;

-  замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на нарушения требований законодательства Кыргызской Республики и иных нормативных правовых актов регулирующих порядок совершения нотариальных действий в Кыргызской Республики;

-  предложения по результатам проверки;

-сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с результатами проведения проверки;

-  подписи лиц, проводивших проверку.

16.    Помимо этого справке должны быть отражены сведения о наличии и состоянии:

-         о делопроизводстве в нотариальной конторе, утвержденной на текущий год номенклатуры дел;

-         журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции (журналы должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью);

-         реестра записи нотариальных действий, алфавитных книг завещаний (книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью соответствующего управления центрального Министерства юстиции Кыргызской Республики либо соответствующего территориального Управления юстиции);

-         нарядов нотариальных документов (наряды должны быть заведены согласно номенклатуре дел с присвоением индекса и указанием срока хранения, переплетены, толщина каждой книги не должна превышать 5 см);

-         страхового                полиса               профессиональной ответственности
частного нотариуса на текущий год;

-         книги жалоб и предложений;

-         соответствии или несоответствии помещения нотариальной конторы предъявляемым требованиям;

-         материально-техническом обеспечении нотариальной конторы, наличии сейфов для хранения гербовой печати и документов;

-         наличии информационных стендов о ставках государственной пошлины, платных услугах для граждан;

-         предыдущих проверках со стороны Министерства юстиции Кыргызской Республики, налоговых инспекций, об устранении отмеченных недостатков;

-         наличии справок проверок нотариальных документов со стороны государственного нотариуса при ежеквартальной сдаче документов в архив государственной нотариальной конторы;

-         количестве нотариальных действий, сумме взысканной государственной пошлины, видах нотариальных действий, совершенных нотариусами за проверяемый период;

-         своевременности взимания и внесения государственной пошлины за совершение нотариальных действий;

-         наличии и использовании бланков строгой отчетности на управление автотранспортными средствами (БСО);

-         ведении и составлении отчетности по совершенным нотариальным действиям и взысканной государственной пошлины, по использованию БСО;

17.      При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом своих должностных обязанностей следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам.

18.      Справка по итогам проверки составляется в двух экземплярах не позднее 7-ми рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена органом юстиции в течение 14 дней.

В случае если для составления справки проверки необходимо получить заключения   по    результатам   проведенных   исследований,    испытаний,  специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после завершения данных мероприятий.

В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, отказывается ознакамливаться со справкой или подписывать ее, составляется соответствующий акт, подписываемый всеми членами комиссии.

Комиссия при необходимости вправе пригласить нотариуса, в отношении которого была проведена проверка, при обсуждении результатов проверки.

Справка по итогам проверки хранятся в личном деле нотариуса, в отношении которого проводилась проверка.

В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он вправе представить свои письменные возражения (с приложением соответствующих документов), как при подписании справки, так и в любой момент до рассмотрения результатов проверки органами юстиции.

В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных недостатков и нарушений.

В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату.

Непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату является основанием для проведения повторной проверки.

19.    Повторная проверка, может быть проведена не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой были выявлены грубые нарушения законодательства в сфере нотариальной деятельности. При повторной проверке охватывается период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее помимо сведений, указанных в пунктах 16-18 настоящего приложения, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

20.    В пределах полномочий, органы юстиции обязаны принять меры по устранению выявленных нарушений, их предупреждению, а также внести предложения на рассмотрение руководства о применении мер дисциплинарного характера к лицам допустивших нарушения.

21.    Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 16, 18 настоящего Порядка.

В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений законности,  может быть назначена повторную проверку по общей деятельности нотариуса, допустившего их нарушения.