УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства юстиции
Кыргызской Республики
от 22 декабря 2020 года № 136
РЕГЛАМЕНТ
проведения проверок Министерства юстиции Кыргызской Республики
- Общие положения
1. Регламент проведения проверок Министерства юстиции Кыргызской Республики (далее – Регламент) регулирует порядок и последовательность действий в процессе осуществления полномочий при проведении проверок деятельности структурных, территориальных и подведомственных подразделений Министерства юстиции Кыргызской Республики (далее – Министерство).
Действия настоящего Регламента не распространяется на порядок организации и проведения служебного расследования по фактам совершения дисциплинарного проступка сотрудниками Министерства.
2. Для проведения проверки министр создает комиссию и из числа ее членов назначает председателя.
При проведении проверки деятельности структурного подразделения центрального аппарата председателем и членами комиссии не могут быть сотрудники подразделения, в отношении которого проводится проверка.
3. Комиссия проводит проверку по следующим вопросам:
а) нормотворческая деятельность:
- наличие и заполнение журнала регистрации инициативной группы и проекта закона;
- ведение административных дел, журнала регистрации административных дел и административных актов;
- наличие и заполнение книги регистрации документов об аккредитации физических и юридических лиц, осуществляющих деятельность по проведению специализированных видов экспертиз проектов нормативных правовых актов (правовой, правозащитной, гендерной, антикоррупционной и экологической);
б) адвокатура и правовая пропаганда:
- заполнение реестра адвокатов, в котором должны быть следующие данные: Ф.И.О. адвоката, его адрес, дата выдачи лицензии, номер лицензии, дата вступления в Адвокатуру, наименование и юридический адрес адвокатского учреждения, образец печати;
- ведение административных дел, журнала регистрации административных дел и административных актов;
- выступления на телевидении;
- подготовка телевизионных роликов;
- выступления на радио;
- публикация статей;
- проведение круглых столов;
- проведение лекций;
- проведение семинаров;
- проведение акций, конкурсов и др.;
- наличие информационных стендов;
- проверка работы по осуществлению правовой пропаганды, в том числе деятельности в рамках проекта «Автобус солидарности»;
в) правовая информация:
- заполнение реестра нормативных правовых актов Кыргызской Республики, в котором должны быть указаны все реквизиты нормативных правовых актов Кыргызской Республики;
- регистрация в журнале решений органов местного самоуправления;
- проверка причин возвращения актов органов местного самоуправления, в том числе из-за отсутствия нормы права в нормативном правовом акте;
- наличие правовой базы данных;
г) регистрация юридических лиц:
- соблюдение сроков рассмотрения заявлений на государственную регистрацию (перерегистрацию) и регистрацию прекращения деятельности юридических лиц, филиалов (представительств) и средств массовой информации (далее – СМИ), уведомлений об изменении данных, не влекущих государственную перерегистрацию юридического лица, филиала (представительства);
- соблюдение сроков введения сведений в электронную базу данных юридических лиц, филиалов (представительств) и государственный реестр СМИ;
- соблюдение правил сканирования (оцифровки) регистрационных дел юридических лиц, филиалов (представительств) и СМИ;
- оформление регистрационных дел юридических лиц, филиалов (представительств) и СМИ, и своевременная передача в ведомственный архив;
- соблюдение требований по хранению архивных регистрационных дел юридических лиц, филиалов (представительств) и СМИ, ведение учета их выдачи и возврата в архив;
- ведение административных дел, журнала регистрации административных дел и административных актов;
- рассмотрение административных жалоб на действия территориального органа в соответствии с требованиями Закона Кыргызской Республики «Об основах административной деятельности и административных процедурах»;
- рассмотрение обращений граждан и юридических лиц о выдаче информации из Единого государственного реестра юридических лиц, филиалов (представительств) и предоставлении копии архивных регистрационных документов с соблюдением требований Закона Кыргызской Республики «Об информации персонального характера»;
- принятие участия в судебных процессах, связанных с государственной регистрацией юридических лиц, филиалов (представительств) и СМИ;
- исполнение актов судебных, правоохранительных органов, а также судебных исполнителей о наложении и снятии арестов, запретов, ограничений в части государственной регистрации (перерегистрации) и регистрации прекращения деятельности юридических лиц, филиалов (представительств) и СМИ, уведомлений об изменении данных, не влекущих государственную перерегистрацию юридического лица, филиала (представительства);
- соблюдение сроков составления протоколов о нарушениях, рассмотрения дел о нарушениях, введения данных в Единый реестр нарушений, осуществления контроля исполнения постановлений о наложении взыскания и начисления пени;
д) нотариат и апостилирование:
- заполнение реестра частных нотариусов, в котором должны быть следующие данные: Ф.И.О. частного нотариуса, юридический адрес, дата выдачи лицензии, номер лицензии и образец личной печати;
- ведение административных дел, журнала регистрации административных дел и административных актов;
- наличие статистических отчетов частных и государственных нотариусов;
- заполнение журналов по апостилированию и легализации документов;
- наличие реакции на обращения в книге жалоб и предложений;
- поступление средств по уплате государственной пошлины;
- наличие информационных стендов;
е) кадровые вопросы:
- наличие сводной информации о поступивших жалобах на сотрудников органов юстиции и частных нотариусов и принятые по ним меры;
- наличие материалов проведенных служебных расследований;
- наличие личных дел и трудовых книжек;
- наличие всех реквизитов и совпадение номеров приказов по личному составу о назначении, ротации (переводе), возложении обязанностей, увольнении, награждении, премировании, длительных командировках, предоставлении трудовых, социальных и других видов отпусков, о взысканиях, служебных командировках с номерами в бумажном журнале регистрации приказов;
- наличие и заполнение журналов регистрации листков нетрудоспособности, удостоверений и пропусков, выдачи трудовых книжек, справок о стаже, месте работы;
ж) делопроизводство и контроль:
- наличие номенклатуры дел и проверка срока ее действия;
- наличие положений об архиве, центральной экспертной комиссии и экспертной комиссии;
- заполнение всех граф при регистрации документов и обращений граждан в системе электронного документооборота (СЭД), вложение файлов, наличие электронной цифровой подписи;
- заполнение бумажных журналов приема граждан, регистрации документов с грифом «ДСП» и обращений граждан, поступивших по системе «Телефон доверия»;
- наличие всех реквизитов и совпадение номеров приказов с номерами в бумажном журнале регистрации приказов;
- выявление причин неисполнения документов и обращений граждан с истекшими сроками исполнения;
- какие меры приняты по документам и обращениям, исполненным с нарушениями контрольных сроков;
- проверка архивных помещений на соблюдение условий хранения архивных дел и документов, наличие описей дел постоянного срока хранения;
- проверка архивных документов и дел на правильное их оформление согласно номенклатуре дел и Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2020 года № 120;
- наличие в электронной папке сканированных версий выданных сотрудникам архивных документов (после приема в архив и проверки на количество листов, идентичность текстов, сканированные версии архивных документов удаляются из электронной папки);
- выборочная проверка архивных документов на предмет выявления на них подписей должностных лиц, не обладающих правом подписания;
- наличие информационных стендов;
з) финансовое и материальное обеспечение:
- выплата заработной платы - мемориальные ордера № 5 и № 8;
- наличие отчетов по приходу и расходу - мемориальные ордера № 13 и № 10;
- наличие плана закупок, приказов, протоколов процедур закупок, договоров, подготовка ежеквартальных отчетов о государственных закупках;
- взаимодействие с банком и казначейством - мемориальные ордера № 2 и № 2а;
- расчеты с организациями - мемориальный ордер № 6;
- проверка материально-технической базы.
- Организация проведения проверок
4. Предметом проверки является соблюдение структурными, территориальными и подведомственными подразделениями требований нормативных правовых актов Кыргызской Республики, относящихся к деятельности Министерства, правил внутреннего порядка, утвержденных приказами, выполнение поручений министра, заместителей министра.
Проверка может быть плановой или внеплановой и проводится в форме документарной или выездной в порядке, установленном настоящим Регламентом.
5. Проверка проводится на основании приказа Министерства.
В приказе о проведении проверки указываются:
- данные должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки;
- наименование структурного, территориального или подведомственного подразделения Министерства, в отношении которого проводится проверка;
- цель, задачи, предмет проверки;
- правовые основания, в том числе подлежащие проверке обязательные требования, установленные правилами внутреннего порядка Министерства;
- дата начала и окончания проведения проверки.
Копия приказа о проведении проверки, заверенная печатью, вручается председателем комиссии руководителю подразделения, в отношении которого проводится проверка, а в случае его отсутствия – исполняющему обязанности руководителя.
6. Организация и проведение плановой проверки.
Плановые проверки проводятся не реже одного раза в год на основании утвержденного Плана деятельности Министерства на календарный год.
Основанием для включения плановой проверки в План деятельности Министерства является комплексная проверка всех направлений деятельности структурных, территориальных и подведомственных подразделений.
Дату проведения проверки определяет министр.
7. Организация и проведение внеплановой проверки.
Основанием для проведения внеплановой проверки является поступление в Министерство обращения гражданина, юридического лица, информации от государственного органа, структурного подразделения центрального аппарата, публикация в СМИ, интернет-издании, социальной сети о следующих фактах:
- нарушение требований нормативных правовых актов Кыргызской Республики;
- нарушение правил внутреннего порядка, утвержденных приказами Министерства, неисполнение поручения министра/заместителя министра;
- причинение ущерба гражданам и юридическим лицам;
- нарушение прав физических и юридических лиц.
Внеплановая проверка должна быть начата не позднее 14 рабочих дней со дня получения информации о нарушениях.
8. Документарная проверка.
Документарная проверка проводится в центральном аппарате Министерства.
В процессе проведения документарной проверки рассматриваются имеющиеся в распоряжении комиссии документы проверяемого подразделения, справка о результатах предыдущей проверки и иные документы об итогах контроля по устранению выявленных нарушений.
В случае если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении комиссии, вызывает обоснованные сомнения, либо эти сведения не позволяют оценить выполнение подразделением требований нормативных правовых актов Кыргызской Республики, относящихся к деятельности Министерства, правил внутреннего порядка, утвержденных приказами, поручения министра/заместителя министра, комиссия направляет заявителю мотивированный запрос с требованием представить дополнительные материалы с приложением заверенной печатью копии приказа о проведении документарной проверки.
Комиссия не вправе требовать у заявителя сведения и документы, не относящиеся к предмету проверки.
При выявлении комиссией фактов нарушений, она вправе провести выездную проверку.
9. Выездная проверка.
Выездная проверка проводится в территориальных и подведомственных подразделениях при плановой или внеплановой проверке, в том числе в случае, если при документарной проверке не представляется возможным удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в представленных документах.
Руководитель подразделения, а в случае его отсутствия – исполняющий обязанности руководителя, обязан предоставить комиссии для ознакомления документы, связанные с целью, предметом и задачами проверки.
10. Порядок оформления результатов проверки.
По результатам завершения проверки комиссией в течение 10 рабочих дней составляется справка в двух экземплярах, которые подписываются председателем и членами комиссии, с указанием:
- даты и места составления справки;
- даты и номера приказа о проведении проверки;
- даты, продолжительности и места проведения проверки;
- данных должностных лиц, проводивших проверку;
- наименования проверяемого подразделения, Ф.И.О. его руководителя и иного должностного лица, которые присутствовали при проведении проверки;
- сведений о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях требований нормативных правовых актов Кыргызской Республики, относящихся к деятельности Министерства, правил внутреннего порядка, утвержденных приказами, о неисполнении поручения министра/заместителя министра, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения.
В случае выявления нарушений комиссия в справке излагает рекомендации о применении мер дисциплинарного характера в отношении лиц, допустивших нарушения, и о проведении подразделением соответствующих мероприятий по их устранению.
К справке прилагаются копии соответствующих документов по выявленным нарушениям.
Один экземпляр справки с материалами комиссия передает министру для ознакомления с результатами проведенной проверки.
Второй экземпляр справки направляется для ознакомления руководителю подразделения, в отношении которого была проведена проверка, а в случае его отсутствия – исполняющему обязанности руководителя.
Результаты проверки, содержащие информацию, составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную тайну, оформляются с соблюдением требований, предусмотренных законодательством Кыргызской Республики в сфере обеспечения защиты данной информации.
Руководитель подразделения, в котором проводилась проверка, в случае несогласия с фактами, выводами, рекомендациями, в течение 3 рабочих дней со дня получения справки вправе представить в письменной форме возражение в отношении справки или отдельных его положений. К возражению должны быть приложены документы или их заверенные печатью копии, подтверждающие обоснованность такого возражения.
- Контрольные меры, принимаемые в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверок
11. Порядок устранения нарушений и принимаемые меры.
Министр после ознакомления передает справку с материалами председателю комиссии, который регистрирует ее в СЭД и согласно резолюции бумажную версию представляет на рассмотрение Дисциплинарной комиссии, а электронная версия для устранения выявленных нарушений направляется через указанную систему в подразделение, в котором проводилась проверка. Срок в СЭД устанавливается согласно резолюции министра, который определяется календарной датой или периодом времени (дни, недели, месяцы). Если в качестве срока исполнения установлен период времени, то выходные и нерабочие праздничные дни не включаются в период течения срока исполнения резолюции.
По итогам устранения в срок, указанный в резолюции выявленных комиссией нарушений, руководитель подразделения представляет министру справку, которая должна содержать исчерпывающую информацию о принятых мерах.
После изучения министром информации исполненная резолюция снимается с контроля.
В случае невозможности устранения всех нарушений или отдельного нарушения в установленный срок, руководитель подразделения направляет министру служебную записку с указанием причин и предложением о новом сроке. Министр принимает решение о продлении срока или иное решение путем резолюции.
При установлении нового срока министр через секретаря передает резолюцию для регистрации в СЭД и продления срока исполнения ранее направленной резолюции.
Представленная Дисциплинарной комиссии справка с материалами рассматривается на очередном заседании для определения тяжести и характера нарушений, по итогам комиссия вносит министру предложение о применении конкретного вида взыскания или неприменении взыскания.