Инструкция о порядке и условиях проставления апостиля

ИНСТРУКЦИЯ
о порядке и условиях проставления апостиля

(В редакции постановления Правительства КР от 17 октября 2017 года № 674)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция о порядке и условиях проставления апостиля (далее - Инструкция) определяет порядок и условия проставления апостиля всеми уполномоченными государственными органами, наделенными правом проставления апостиля на официальных документах, совершенных на территории Кыргызской Республики.

2. Целью процедуры проставления апостиля является обеспечение гарантии подлинности и надлежащего оформления апостилируемых документов, предназначенных для действия на территории стран-участниц Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 года (далее - Гаагская Конвенция).

3. В настоящей Инструкции употребляются следующие термины:

апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ;

апостилирование - процедура проставления оттиска штампа "Апостиль" на официальных документах, исходящих из Кыргызской Республики для представления их на территории государств-участников Гаагской Конвенции;

участник Гаагской Конвенции - государство, подписавшее и присоединившееся к Гаагской Конвенции;

уполномоченные государственные органы - государственные органы, обладающие правом проставления апостиля;

звездочка - плотная бумага, которая заклеивается в месте скрепления листов документа и на которой проставляется гербовая печать органа, проставившего апостиль.

4. В своей деятельности уполномоченные государственные органы руководствуются Гаагской Конвенцией, нормативными правовыми актами Кыргызской Республики и настоящей Инструкцией.

5. За проставление апостиля взимается сбор в установленном законодательством Кыргызской Республики порядке.

II. Документы, подлежащие апостилированию

6. Апостилированию подлежат официальные документы, которые приняты на территории Кыргызской Республики и подлежат использованию на территории другого государства, участника Гаагской Конвенции.

7. В качестве официальных документов, подлежащих апостилированию, принимаются:

а) документы, исходящие от государственных органов (учреждений, нотариусов), органов местного самоуправления и их должностных лиц, в том числе из правоохранительных и судебных органов;

б) нотариально-удостоверенные документы;

в) документы с официальными пометками (отметки о регистрации, визы, подтверждающие определенную дату, заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса).

8. Оригиналы официальных документов, выданных органами Киргизской Советской Социалистической Республики и бывших республик Союза Советских Социалистических Республик, не могут быть апостилированы на территории Кыргызской Республики. Апостиль может быть проставлен на копиях таких документов, нотариально заверенных на территории Кыргызской Республики.

9. Апостиль не проставляется:

а) на документах, совершенных посольствами или консульскими учреждениями Кыргызской Республики;

б) на документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Исключением являются следующие документы: учредительные документы, патентная документация, исходящая из государственного органа (свидетельства о регистрации, лицензии);

в) на документах, не подлежащих вывозу и пересылке за границу (военные билеты, удостоверение личности, паспорта).

10. Официальные документы, выданные другими государствами, не могут быть апостилированы на территории Кыргызской Республики.

III. Сроки апостилирования

11. Сроки апостилирования документов не должны превышать 2 рабочих дней со дня представления документов.

(В редакции постановления Правительства КР от 17 октября 2017 года № 674)

12. В случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ, и (или) истребования образца оттиска печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, от которого исходит официальный документ, срок апостилирования не должен превышать 30 дней.

13. В случае возникновения сомнений относительно подлинности подписи, печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, ответственное за проставление апостиля лицо вправе осуществить дополнительную проверку документа.

Государственный орган, в который направлен запрос для проведения проверки соответствия подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен документ, должен представить в течение 3-х рабочих дней исчерпывающий ответ запрашивающему органу.

IV. Порядок и условия проставления апостиля

14. Документы для проставления апостиля принимаются как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях.

15. Исполнение функции по проставлению апостиля включает в себя следующие процедуры:

- прием и регистрация документов;

- определение подведомственности и отсутствия оснований для отказа в проставлении апостиля;

- проверка соответствия подписи должностного лица и оттиска печати или штампа органа на официальном документе имеющимся образцам;

- проставление апостиля или отказ в проставлении апостиля (при установлении оснований для отказа в проставлении апостиля);

- выдача документов.

16. Для проставления апостиля представляются:

- заявление о проставлении апостиля на официальном документе (приложение 1, 2);

- документ, удостоверяющий личность (предъявляется);

- официальный документ, подлежащий вывозу на территорию иностранного государства, участника Гаагской Конвенции, исходящий от государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица, нотариально удостоверенный в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;

- документ об уплате сбора за проставление апостиля при выдаче официального документа с проставленным апостилем.

17. Требования к документам, представляемым заявителями:

- заявление о проставлении апостиля представляется в единственном подлинном экземпляре (приложение 1, 2);

- официальный документ, предназначенный для проставления апостиля представляется в двух экземплярах, один из которых (копия) помещается в папку для хранения документов, а другой (оригинал) выдается заявителю с проставленным апостилем;

- официальные документы должны содержать реквизиты, наличие которых обязательно согласно законодательству Кыргызской Республики (номер, дата, подпись, печать);

- тексты документов, представленных для проставления апостиля, должны быть изложены ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть отчетливыми;

- если документ имеет поправки и (или) приписки, они должны быть оговорены в документе лицом, подписавшим документ. Указанные приписки и (или) поправки должны быть изложены так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде.

18. Основанием для начала исполнения функции по проставлению апостиля является представление в уполномоченный государственный орган документов, необходимых для проставления апостиля.

19. Специалист, уполномоченный принимать документы, определяет подведомственность обращения и устанавливает его предмет (знакомится с комплектом представленных документов). Если предметом обращения заявителя не является проставление апостиля на официальных документах, специалист, уполномоченный принимать документы, сообщает заявителю, к каким должностным лицам и в какой государственный орган следует обратиться.

Специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов запись о приеме документов, которая содержит:

- порядковый номер записи;

- дату приема документов;

- данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, наименование юридического лица, государственного органа, органа местного самоуправления);

- количество документов, представленных для проставления апостиля;

- реквизиты официального документа, представленного для проставления апостиля (номер, серия, место и дата выдачи);

- фамилию и инициалы специалиста, принявшего документы.

20. Датой представления документов является дата их поступления.

21. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, при рассмотрении документов осуществляет проверку соответствия на официальном документе подписи должностного лица и оттиска печати или штампа органа имеющимся образцам, наличия у названного лица полномочий на право подписи официального документа, представленного на проставление апостиля.

22. В ходе визуальной проверки соответствия оттиска печати или штампа на официальном документе имеющимся образцам специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проверяет отсутствие подчисток, приписок, неоговоренных исправлений, а также обращает внимание на:

- равномерность и насыщенность цветового тона оттиска печати или штампа;

- четкость изображения элементов оттиска печати или штампа;

- отсутствие визуально различимых выдавливаний краски за края контура рисунка оттиска печати или штампа;

- отсутствие искажений деталей оттиска печати или штампа, "смазываний", "стираний".

23. При отсутствии в уполномоченном государственном органе образцов подписи и оттиска печати или штампа специалист, уполномоченный на проставление апостиля, оформляет официальный запрос на получение образца подписи, оттиска печати или штампа и подтверждения полномочий на право подписи должностного лица, подписавшего представленный на проставление апостиля официальный документ.

24. При получении образцов оттиска печати или штампа, подписи, подтверждающей полномочия на право подписи должностного лица, подписавшего представленный для проставления апостиля документ, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, помещает полученные образцы подписи и оттиска печати или штампа в дело с имеющимися образцами.

25. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, рассматривает представленный официальный документ на предмет наличия реквизитов (номер, дата, подпись, печать).

26. По результатам проведенной проверки специалист, уполномоченный на проставление апостиля, принимает следующее решение:

- о проставлении апостиля;

- об отказе в проставлении апостиля.

27. При принятии положительного решения о проставлении апостиля специалист, уполномоченный на проставление апостиля, проставляет на представленном официальном документе апостиль.

28. Проставление апостиля осуществляется путем проставления специального оттиска штампа "Апостиль", с его последующим заполнением.

29. Заполнение граф в штампе "Апостиль" осуществляется на государственном языке Кыргызской Республики.

30. Штамп "Апостиль" должен быть выполнен в форме квадратного клише, размером 12x12 см, заголовок штампа "Апостиль" должен содержать текст на французском языке, согласно форме, утвержденной постановлением Временного Правительства Кыргызской Республики "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов" от 10 июня 2010 года N 75.

31. Проставление апостиля методом ксерокопирования или иным, отличным от проставления оттиска штампа "Апостиль", способом не допускается.

32. Оттиск штампа "Апостиль" проставляется на официальном документе - в свободном месте от текста либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе бумаги.

33. В случае проставления оттиска штампа "Апостиль" на отдельном листе, листы апостилируемого документа и лист с оттиском штампа "Апостиль" нумеруются и прошиваются ниткой любого цвета либо специальным тонким шнуром, лентой. Последний лист документа в месте, где он прошит, заклеивается "звездочкой", на которой проставляется гербовая печать. Оттиск гербовой печати располагается равномерно на "звездочке" и на листе. Количество прошитых листов заверяется штампом, содержащим сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов.

34. Если в государстве назначения необходимо представление перевода, данные документы переводятся на язык страны назначения, после чего перевод заверяется государственным нотариусом, а в завершении на заверенном переводе проставляется апостиль.

35. В случае если в государстве назначения требуется дополнительный перевод штампа апостиля, то применяется двойная процедура проставления апостиля. То есть документы, после проставления апостиля, переводятся на язык страны назначения переводчиком, в том числе штамп апостиля, после чего перевод заверяется государственным нотариусом, а в завершении на заверенном переводе проставляется апостиль.

36. Перевод, помещенный на отдельном от подлинника листе (листах), скрепляется с подлинным документом, прошнуровывается и заверяется подписью государственного нотариуса.

37. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, заполняет проставленный оттиск штампа "Апостиль" следующим образом.

В строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается фамилия должностного лица, подписавшего официальный документ, представленный для проставления апостиля.

Если в официальном документе не предусмотрена подпись и фамилия должностного лица, но при этом документ исходит от имени государственного органа, органа местного самоуправления, то в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" указывается: "подпись не предусмотрена", а в строке 4 - официальное название органа, от которого исходит данный документ.

Если представленный к проставлению апостиля официальный документ подписан должностным лицом, имеет все необходимые реквизиты и не вызывает сомнений, но фамилия подписавшего его должностного лица не расшифрована и установить ее не представляется возможным, то в строке 2 оттиска штампа "Апостиль" после слова "подписан" вместо фамилии указывается "должностным лицом", а в строке 3 - должность этого лица.

При проставлении апостиля на копии документа, засвидетельствованного в нотариальном порядке, в строке 1 оттиска штампа "Апостиль" после слов "Настоящий официальный документ" указываются слова "нотариальная копия", а в строках 2, 3, 4 - фамилия нотариуса, должность и наименование нотариального округа соответственно.

В строке 3 оттиска штампа "Апостиль" указывается должность лица, подписавшего документ. Если официальный документ подписан несколькими лицами, указывается должностное положение главного из них по должности (например, председательствующего в составе суда).

В строке 4 оттиска штампа "Апостиль" указывается официальное наименование органа, выдавшего документ.

В строке 5 оттиска штампа "Апостиль" указывается город, в котором проставляется апостиль.

В строке 6 оттиска штампа "Апостиль" цифрами указывается дата проставления апостиля.

В строке 7 оттиска штампа "Апостиль" указывается наименование уполномоченного государственного органа (например, Министерство юстиции Кыргызской Республики).

В строке 8 оттиска штампа "Апостиль" указывается номер, соответствующий порядковому номеру в книге регистрации апостиля.

В строке 9 оттиска штампа "Апостиль" проставляется гербовая печать уполномоченного государственного органа.

В строке 10 оттиска штампа "Апостиль" ставится подпись и указывается фамилия лица, проставившего апостиль.

38. Внесение изменений (исправлений, подчисток) в тексте оттиска штампа "Апостиль" не допускается.

39. После подписания и проставления гербовой печати специалист, уполномоченный на проставление апостиля, вносит в книгу регистрации апостиля (приложение 3) запись, в которой указываются:

- порядковый номер записи (строка 8 оттиска штампа "Апостиль");

- дата проставления апостиля (строка 6 оттиска штампа "Апостиль");

- наименование официального документа, на котором проставляется апостиль, его реквизиты (номер, серия, место и дата выдачи);

- фамилия и должность лица, подписавшего официальный документ (строка 2 и 3 оттиска штампа "Апостиль" соответственно);

- фамилия, инициалы и должность лица, проставившего апостиль (строка 10 оттиска штампа "Апостиль");

- фамилия, имя, отчество заявителя, с указанием данных документа, удостоверяющего личность заявителя;

- страна предъявления апостиля (указывается согласно заявлению);

- реквизиты документа об уплате сбора за проставление апостиля;

- подпись лица о получении документа.

40. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, выдает официальный документ заявителю. Заявитель, в свою очередь, расписывается в получении документов в соответствующей графе книги регистрации апостиля.

V. Отказ в апостилировании документа

41. В апостилировании документов может быть отказано, если:

а) документы подпадают под действие пункта 9 настоящей Инструкции;

б) документ предназначен для представления на территории государства, которое не является участником Гаагской Конвенции или которое внесло возражение против присоединения Кыргызской Республики к Гаагской Конвенции;

в) текст документа не пригоден к чтению в результате его повреждения;

г) документ заполнен или подписан карандашом либо получен через факсимильную связь;

д) документ содержит дополнения или исправления, не подтвержденные официально;

е) документы выданы без соблюдения требований законодательства;

ж) подпись должностного лица и (или) оттиск печати или штампа государственного органа, органа местного самоуправления, должностного лица на официальном документе не соответствуют имеющимся в уполномоченном государственном органе образцам;

з) подписавшее официальный документ должностное лицо не обладает полномочием на его подписание.

42. Отказ в проставлении апостиля должен быть мотивирован в письменном виде.

43. Жалобы на отказ в проставлении апостиля уполномоченным государственным органом рассматриваются в установленном законодательством порядке вышестоящим органом, а в случае оставления жалобы без удовлетворения - судом.

VI. Заключительные положения

44. Уполномоченные государственные органы должны владеть образцами подписей официальных лиц и оттисками печатей и штампов учреждений Кыргызской Республики, ответственных за выдачу документов, подлежащих апостилированию.

О любом изменении указанных выше образцов и оттисков должно быть сообщено уполномоченным государственным органам соответствующими учреждениями в течение 3 рабочих дней с момента возникновения изменений.

45. Книга регистрации апостилированных документов и квитанции об уплате сборов хранятся в течение срока, установленного законодательством.

46. Документы, предназначенные для представления на территории государства, не являющегося участником Гаагской Конвенции, или на территории государства-участника Гаагской Конвенции, но выдвинувшего возражение против присоединения Кыргызской Республики к ней, проходят обычную процедуру консульской легализации в установленном порядке.

Приложение 1

Образец заявления физического лица

Министерство юстиции Кыргызской Республики

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, ____________________________________________________________________,

(полностью ФИО заявителя)

имеющий(ая) паспорт серии

_______________________________________________________________________

(наименование и реквизиты иного документа, удостоверяющего личность)

выдан "___" _______________ _____ года __________________________________,

(когда и кем выдан)

проживающий(ая) по адресу

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(полностью адрес постоянного или преимущественного проживания)

контактный телефон ________________, дата рождения _____________________,

прошу проставить апостиль на официальных документах, подлежащих предъявлению

_______________________________________________________________________.

(страна предъявления апостиля)

К настоящему заявлению прилагаются:

__________________________________________________________________

(подпись заявителя) (полностью ФИО заявителя)

Приложение 2

Образец заявления юридического лица

Министерство юстиции Кыргызской Республики

ЗАЯВЛЕНИЕ

______________________________________________________________________

(полное наименование юридического лица, государственного органа,

______________________________________________________________________,

органа местного самоуправления)

зарегистрировано

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________,

(кем и когда зарегистрировано юридическое лицо)

контактный телефон ___________________________________________________,

просит проставить апостиль на официальных документах, подлежащих предъявлению

______________________________________________________________________

(страна предъявления апостиля)

К настоящему заявлению прилагаются:

Настоящее заявление и прилагаемые к нему документы уполномочен представить:

_______________________________________________________________________,

(полностью ФИО представителя)

_______________________________________________________________________

(наименование, серия, номер документа, удостоверяющего личность

_______________________________________________________________________

представителя, кем, когда выдан)

_______________________________________________________________________

(должность лица, уполномоченного подписывать заявление

_______________________________________________________________________

от имени заявителя)

__________________________________________________________________

(подпись) (ФИО)

Приложение 3

КНИГА
регистрации апостиля